Hvis du vil arbejde hurtigere og have færre møder, kræver det én ting: At du og dine kolleger sammen sætter tempoet ned, så I har tid til at forberede jer.
LÆSETID: 3 min.
Vi tror, at effektivt arbejde handler om at komme i gang, men ….
“Åh, det må heller ikke tage for lang tid.” Se, dét er en tanke, der ofte popper op i mit hoved, når jeg designer smartere måder at arbejde på til mine kunder, så de kan levere effektivt arbejde hver dag.
Når det gælder forberedelse af opgaver, kan du måske genkende disse to omstændigheder, der har det med at trigge tanken:
- Ønsket om at levere resultater hurtigt.
- Din og dine kollegers kalendre er stoppet, som var de fuldfede medisterpølser. Så held og lykke med et finde mere end en halv time til at løse selv den mest komplekse problemstilling.
Men her er ironien:
Hvis vi gerne vil levere resultater hurtigt og have færre møder i kalenderen, så skal vi hver gang lægge ud med at sætte tempoet ned og tage os tid til at tænke os om.
Lyder det mærkeligt? Det er det ikke. Det er dét, vi med en teknisk betegnelse kalder “at forberede os.”
Det smarte ved fed forberedelse
Du ved allerede godt, at vi får velfaciliterede og målrettede møder, når alle ankommer forberedte til festen. Succesen skyldes, at alle har læst eller gjort det, de skulle, inden mødet, og at facilitatoren har et mål at styre samtalen efter.
Når vi kommer i mål i løbet af samtalen, går der længere tid, inden vi har behov for et nyt møde. Vupti, vi har hermed frigivet tid i kalenderen, som vi nu kan bruge på at løse vores opgaver.
Apropos opgaverne, så går det markant hurtigere med at løse dem, hvis vi sammen har forberedt dem grundigt, inden vi går i gang med at arbejde på dem.
Årsagen til, at det går hurtigere, er det lille ord ‘kontekstskifte’, som du sikkert har hørt før.
Kontekstskifte handler om, at du skal bruge tid på at omstille dig, hver gang du skifter fokus. Jo oftere du skifter fokus, des større risiko er der for, at du laver fejl – som du derefter skal bruge tid på at rette.
Hvis I alle sammen arbejder på den måde, kan du sikkert godt regne ud, hvad der sker med leveringshastigheden (og kvaliteten, i øvrigt).
Det er derfor, grundig forberedelse gør jer hurtigere: I fjerner ganske enkelt problemer, I senere ville være snublet over.
“Nu skal vi ikke analysere os ihjel, Line!” Enig, helt enig. Men det betyder ikke, at vi skal løbe afsted med hovedet under armen, hver gang en ny opgave dukker op, vel?
Opskriften på god forberedelse til effektivt arbejde
Jeg har en opskrift på god forberedelse. Det er en liste over essentielle punkter, I skal udfylde for alle større opgaver, I skal løse sammen. Den ser således ud:
- Beskrivende titel
- Kort beskrivelse
- Del-opgaver
- Estimat
- Deadline
- Hvem skal involveres?
- Hvilke kendte afhængigheder er der?
“Hvis ikke I har tid til at træne, så kører I simpelthen for hårdt!” Det udtalte verdens rareste jagerpilot™️, Søren Sørensen, da han var gæst i min podcast, Roden i Samarbejde.
Jeg vil gerne omskrive den lidt: “Hvis I ikke har tid til at forberede jer, så kører I simpelthen for hårdt!” Brug opskriften ovenfor, ik’.
Vil du have flere tips og tanker til effektivt samarbejde, så skriv dig op til mit nyhedsbrev. Der foregår dernede et sted.
Foto: Adomas Aleno – Unsplash