Når I ikke afsætter tid til forberedelse på arbejdet, skaber I ufokuserede møder, uklare beslutninger og opgaver, der konstant sætter sig fast. Resultatet er mere travlhed og mindre fremdrift – og endnu mindre tid til god forberedelse.
LÆSETID: 3 min.
Den gotiske tidsknude på din arbejdsplads
“Det har jeg ikke tid til.” Altså til at forberede dig. Og det har dine kolleger heller ikke.
Derfor er mange arbejdspladser havnet i en absurd gotisk tidsknude:
Ingen har tid til at forberede sig på møderne, så samtalerne er ufokuserede og slutter uden konkrete konklusioner. Derfor ender du med at indkalde til et nyt møde, som der heller ikke er nogen, der har tid til at forberede sig til. Og så fremdeles.
Når møder ikke er det eneste problem
Men det er ikke kun møderne, den er gal med.
Det gælder også præsentationer af for eksempel mål og strategier, hvor ingen har tid til at teste og øve sig, så budskabet står knivskarpt. Når budskabet ikke står knivskarpt, ved du og dine kolleger ikke, hvad I skal gøre anderledes.
Derfor gør I alle sammen, som I plejer. Og strategiarbejdet bliver teknisk set overflødigt, selvom en masse mennesker stadig bruger tid på det.
Jeres opgaver sætter sig fast, når I ikke bruger tid på forberedelse
Så er der opgaverne – store som små – hvor vi har så travlt med at komme ud over stepperne, at vi ikke har tid til at tage stilling til:
- Hvad der rent faktisk skal laves. Og ikke laves.
- Hvorfor vi skal lave det. Og om vi skal lave det.
- Hvad vi skal bruge for at kunne lave det.
- Hvem der skal involveres.
- Om vi overhovedet har tid og ressourcer til at lave det – med alt det andet, vi også har gang i.
Det er derfor, du bruger det meste af tiden på at vikle opgaver ud af de flaskehalse, som de konstant sætter sig fast i. Når du altså ikke spilder tiden på opgaver, som du senere indser, ikke er vigtige.
Hvordan kommer du og dine kolleger ud af knuden?
Jeg har lyst til at sige til dig, at du løser problemet ved at sætte tid af til alt det ovenstående. Til mødeforberedelse, til test og finpudsning af dine præsentationer og til at definere dine og jeres opgaver ordentligt, inden de bliver sat i gang.
Det er en forudsætning for god forberedelse på arbejdet.
Men det løser kun problemet delvist. For hvis du ikke får kollegerne med dig, er du en myre, der desperat forsøger at nedlægge en aggressiv elefant. Helt alene.
I bliver nødt til at gøre det sammen
Du bliver nødt til at sige højt, at du nu afsætter tid til forberedelse på arbejdet. Og du bliver nødt til at bede om hjælp til at finde tiden. For at finde tid til én ting betyder at sige nej til en anden ting.
Derfor er det afgørende, at I tackler elefanten sammen. Så længe I skubber en kollektiv gæld af forberedelse foran jer, skaber I tonsvis af ekstra arbejde, som forhindrer jer i at forberede jer ordentligt.
Indgå en pagt med dine kolleger om bedre forberedelse på arbejdet
Stop X antal møder og opgaver nu med det formål at skabe tid til at forberede jer ordentligt på de ting, I rent faktisk løber med.
Så kan I fremover levere exceptionelle resultater på de rigtige opgaver – uden at gå i stå hele tiden.
Skriv dig op til mit nyhedsbrev dernede, hvis du vil have flere tips og tanker til bedre – og sjovere! – samarbejde.