Når du og dine kolleger lykkes sammen på arbejdet, så er det jer, der har drevet processen. Derfor skal jeres arbejdsprocesser designes til mennesker – ikke til robotter.
LÆSETID: 2 min.
De strømlinede og logiske arbejdsprocesser virker ikke
Mennesker er dine forhåndenværende søm i alle arbejdsprocesser. Forstået på den måde, at hvis du vil lykkes med noget som helst på din arbejdsplads, så er det i 99 % af tilfældene mennesker, der driver showet.
Det betyder, at du skal designe dine arbejdsprocesser til mennesker. Vi mennesker er ret mærkelige. Og vi er ikke halvt så logiske, som vi render rundt og bilder hinanden ind.
Det er derfor, at det her aldrig virker:
💭 “Hvis nu vi strømlinede den her proces sådan her …”
⌨️ [tegner lækkert flow-diagram]
💭 “… og beder alle medarbejdere om at levere de her informationer fra start …”
⌨️ [opretter lang formular med indforståede tekster]
💭 “… så kommer vi til at løse opgaverne mega-hurtigt og uden problemer. Yay!”
Ovenstående er guf for en robot. Den kommer til at køre lynhurtigt og snorlige efter det dér. Men …
Du og dine kolleger opfører jer mærkeligt
Lad os se på, hvad du og dine kolleger i praksis gør, når I møder sådan en proces:
🙃 [har glemt, at noget skal gøres anderledes – gør som jeg plejer]
🙃 [kan ikke finde linket til formularen – gør som jeg plejer]
🙃 [kigger på formularen og bliver meget træt – gør i stedet som jeg plejer]
🙃 [prøver at udfylde formularen, forstår ingenting – gør i stedet som jeg plejer]
🙃 [udfylder formularen – forkert – og giver dermed dig ekstra arbejde]
Jeg ved godt, at ovenstående er top-frustrerende, når du som leder desperat forsøger at optimere jeres arbejdsprocesser. Måske endda fordi medarbejderne har klaget over stress og arbejdspres.
Og du har ret, intet af ovenstående er logisk. Men det er i praksis dét, vi gør.
Fordi vi instinktivt forsøger at spare energi og derfor vælger den letteste løsning. Eller fordi vi har kognitivt overload og derfor ikke kan overskue noget nyt – slet ikke, hvis det er indviklet.
Du har nu følgende valgmuligheder
Med fare for at lyde som en kedelig telefonsvarer, så har du nu følgende valgmuligheder:
- Design dine processer til det underlige, biologiske dyr, vi kalder mennesket, fx ved at simplificere og gøre det let. Og oplev, hvordan dine medarbejdere pludselig arbejder hurtigere og er gladere.
- Bliv ved med at gøre, som du hele tiden har gjort. Lev med frustrationen og glæd dig i stedet til den dag, hvor robotterne tager over.
Skriv dig op til mit nyhedsbrev, hvis du vil have flere indspark til optimale arbejdsprocesser og bedre samarbejde mellem mennesker.