Menu Luk

Hvilken fryd at have tæmmet indbakken

Oh, at have tæmmet indbakken!
Print mig

Hvis et moderne menneske vil give sig selv et mindre granatchok, så er tricket for det meste at åbne mailens indbakke og give den et enkelt blik. Men man kan faktisk godt tæmme bæstet – og jeg har fundet ud af hvordan!

Når filtre ikke er nok

Værende strukturfascist har jeg længe praktiseret automatisk filtrering på både min arbejdsmail og på den private indbakke. Sager som fx nyhedsbreve er fra tidernes morgen blevet sorteret resolut ned i en dertil indrettet mappe. For så kan jeg jo kigge på dem, når jeg har tid.

Filtre gør dog på ingen måde alt i forhold til ro i maven og et afbalanceret, zen-agtigt sind. Det hjælper, det gør det bestemt – men det er nu engang stærkt distraherende, når fx mappen ‘Nyhedsbreve’ pludselig har omdøbt sig selv til ‘Nyhedsbreve (4)’.

Men så faldt jeg heldigvis over denne artikel fra Smashing Magazine om at tæmme e-mail-bæstet, og jeg blev især inspireret af to af artiklens gode råd:

  1. Ryd indbakken konsekvent
  2. Brug indbakken til mail – og kun mail

Især det sidste lyder vanvittigt indlysende, har jeg ret? Og kan vi så også blive enige om, at … det overhovedet ikke er indlysende i praksis? Lad os starte med nr. 2.

Brug indbakken til mail – og kun mail

Smashing Magazine anbefaler, at man lader være med at bruge sin indbakke til ting, den ikke er designet til, fx opgave-håndtering og fil-opbevaring. Og, oh … hvilken øjenåbner!

Jeg har selv været tredobbelt verdensmester (eller sådan noget) i netop den disciplin – og det på trods af, at jeg helt officielt er fjollet med projekt- og opgavehåndterings-værktøjet Asana og desuden synes, det er sjovt at lave filhåndtering i sindrige mappesystemer.

Men Asana- og mappestrukturs-begestring til trods har jeg altså flittigt brugt indbakken som både filopbevaring og opslagstavle/huskeseddel for ting, jeg skulle minde mig selv om. Det giver jo sådan et rart, lille stress-kick, hver gang man åbner indbakken og bliver mindet om alle de ting, man skal huske, gør det ikke?

Ryd indbakken konsekvent

Og dét bringer os frem til råd nr. 1, nemlig at rydde rydde indbakken hver gang, man åbner mailen – eller som rutinen er blevet til hos mig: Minimum én gang i døgnet (og jep, det er dét, der – i hvert fald i en eller anden grad – svarer til Inbox Zero).

Jeg rydder min indbakke efter dette system – hvilket er en let modifikation af anbefalingerne fra Smashing-artiklen:

  • Reager med det samme: Svar eller send videre til rette vedkommende
  • Reager senere: Smid i udvalgt mappe til mails, der kan besvares, når man har bedre tid
  • Gør til opgave – husk at tage alle relevante oplysninger og filer med ud af mailen og gem dem relevante steder <– Meget, meget vigtig pointe
  • Gør til en andens opgave: Send mailen videre <– Min favorit
  • Arkiver
  • Slet <– Eller måske er den her min favorit …

I praksis har både privat- og arbejdsindbakken fået en ny mappe, der hedder ‘BESVAR’. Her parkerer jeg mails, der skal besvares, men som jeg ikke har tid til at besvare lige nu. Én gang i døgnet skal alle mapper dog være ryddet – inklusiv indbakken og den der forræderiske ‘Nyhedsbreve’-mappe.

Og det virker!

Min indbakke stresser mig slet ikke på samme måde længere – heller ikke selvom der rent faktisk ‘hænger’ noget i den i løbet af dagen. For jeg ved jo, at når jeg tager den daglige mail-tørn, så skal jeg nok få ryddet ud i det alt sammen.

Så, nu mangler jeg bare at finde ud af, hvordan jeg undgår de nogle-og-tusinde daglige OCD-agtige tjek af ‘om der mon er kommet en mail’.

Flere hacks til mere ro i hverdagen

Pssst… har du brug for en proces-nørd til at facilitere digital udvikling?
Så melder jeg mig til tjeneste som Scrum Master/Agil Projektleder på agil.lineh.dk.

Posted in Fred og ro, Ordnung muss sein, Planlægning, Produktivitet, Stress, Todo-lister