Du behøver ikke være struktur-elsker ligesom undertegnede for at få styr på din arbejdsdag. Du skal blot følge 3 enkle skridt, og du har en flyvende start på din planlægning af arbejdsopgaver.
LÆSETID: 7 min.
Mig og mit snavsede undertøj
“Ej, kan du ikke give mig nogen tricks?” Min kollega stirrer – tilsyneladende fascineret – på min skærm, der viser en af mine mange super-strukturerede lister. Listerne er blot ét element i mit system for personlig produktivitet til overblik og planlægning af arbejdsopgaver.
Min kollega er måske fascineret af listen. Jeg selv sidder med sammenkrummede tæer og er en smule flov. For når andre får indblik i mine systemer, føler jeg altid, at de uforvarende roder rundt i mit snavsede undertøj. Jeg ved nemlig godt, at mine systemer er lidt crazy (læs: meget crazy).
Jeg vil ellers gerne hjælpe – både min kollega og dig derude! Men hver gang andre fisker efter tricks, skal jeg ikke kun rette min tæer ud, jeg skal også finde ud af, hvor jeg skal ende og begynde, og dét er svært.
Jeg har gennem årtier suget viden til mig om produktivitet og arbejdsprocesser – for individer, for teams og for organisationer. Samtidig har jeg sideløbende fin-tunet mit personlige system med utallige justeringer og eksperimenter (se fx artiklerne om personlig Scrum, timeblocking og min BulletJournal).
Så hvor hulen skal jeg starte, hvis jeg skal forklare mig – uden at jeg overloader dig og andre?
Det er på tide, at jeg laver en simpel guide, der hjælper begyndere i gang med at opbygge deres eget system til planlægning af arbejdsopgaver. Systemet, der fremover skal hjælpe lige netop dig med overblik over lige præcis din hverdag.
Det her er den guide!
Tre skridt til overblik og styr på din planlægning af arbejdsopgaver
Du skal igennem disse tre skridt, hvis du vil have overblik og styr på din planlægning af arbejdsopgaver. Du får den korte version her, så uddyber jeg bagefter.
1. Opgavespanden: Saml alle opgaver ét sted
Du skal samle alle dine opgaver ét sted. Om dette sted er digitalt eller analogt er 100 % op til dig selv. Så længe det er ét og samme sted, er alt godt.
Det behøver heller ikke være et fancy system. Word-dokumenter, notesbøger og post-its er alle glimrende løsninger.
Pointen er, at du skal have alle dine opgaver listet ét sted. Lad os kalde dét sted for Opgavespanden.
Start med at fyre alle de opgaver, du kan komme i tanker om, at du har, ned i din Opgavespand.
Du skal ikke bekymre dig om, om nogle af tingene i praksis kan vente eller måske skal vente, fordi de først skal løses om noget tid.
Det vigtigste er at få alle dine opgaver ned i Opgavespanden. Så fylder de nemlig ikke oppe i dit hoved længere.
Herefter markerer du de opgaver, der er absolut vigtigst at fokusere på lige nu. Prøv at holde dig til max 3 (det kan du godt, du skal blot være kynisk nok, tro mig).
Du får helt sikkert ikke fanget alle opgaver i første hug, og samtidig dukker der jo flere opgaver op i det øjeblik din arbejdsdag går i gang.
Derfor skal du jævnligt samle alle ny-opdukkede sager op i din Opgavespand.
“Skal ALT ned i den spand – også de helt små ting,“ spørger du måske skeptisk. Hvis det tager mere end 5 minutter at løse dem, så ja.
Bonus-information: Vil du gerne bruge et fancy værktøj til din Opgavespand, findes der selvfølgelig et hav af digitale værktøjer. Her er et lille udpluk: Asana – Trello – Todoist – Microsoft To Do. På den analoge front er en BulletJournal et ret sofistikeret værktøj.
2. Informationsskabet: Træk information ud af kommunikationskanaler
Udover at lave en Opgavespand, så skal du også beslutte dig for, hvordan du vil opbevare de informationer og filer, du har brug for at kunne tilgå, for at kunne løse opgaverne.
Den her del af dit system kalder vi Informationsskabet.
Her skal du nemlig opbevare beskeder, som du kopierer fra chat og e-mails. Du skal også gemme filer, som andre har delt med dig, dvs. at de enten skal gemmes lokalt på din computer, eller du skal gemme linket til filen, hvis den er delt med dig online.
“Hvorfor i alverden skal jeg bruge tid og energi på sådan noget galskab,” spørger du måske, “jeg kan da bare åbne Teams eller min mail!?”
Og hvad sker der så, når du åbner Teams eller din mail, spørger jeg tilbage?
Din opmærksomhed bliver fluks fanget af en besked fra din kollega, og inden du har set dig om, har du brugt 20 min. på noget helt andet end dét, du egentlig var i gang med. Det tager dig desuden yderligere 20 min. at komme tilbage til den grad af fokus du havde, inden du blev distraheret.
Derfor skal du bruge tid og energi på sådan noget galskab.
Det er værst at fylde i Informationsskabet, første gang du skal gøre det, fordi du jo her har en lang liste af opgaver, som du skal finde information til.
Herefter bliver det nemmere. Fremover fylder du blot i Informationskabet, når du alligevel er i gang med at smide en opgave i Opgavespanden.
Bonus-information: Hvis du har valgt at bruge et af de fancy digitale værktøjer som Opgavespand, så vil de som oftest komme med deres eget, indbyggede Informationsskab. Du vil let kunne kopiere tekster og links ind på en konkret opgave, samt vedhæfte lige så mange filer, du har lyst til.
3. Prioriter jævnligt dine opgaver og reflekter over, hvordan du arbejder
De to første skridt i guiden her – Opgavespanden og Informationsskabet – er grundstenene i ethvert fornuftigt produktivitets-system (og i ethvert teamsamarbejde, i øvrigt).
Men systemet skal vedligeholdes. Ellers sander det til. Og du går død i det.
Derfor skal du jævnligt gøre to ting:
- Prioriter opgaverne i Opgavespanden: Opdel dem først i bunkerne NU, SNART og ENGANG. Derefter lægger du opgaverne i NU i prioriteret rækkefølge (vigtigste øverst).
- Brug 15 min. på at reflektere over, hvordan du kan arbejde smartere. Den sidste her kræver en længer forklaring. Forklaringen følger herunder.
Opskriften på din 15 minutters refleksion:
- Brug et par minutter på at genkalde dig, hvad du har løst af opgaver siden sidste refleksion (din kalender kan hjælpe dig her – og også din Opgavespand, hvis du gemmer løste opgaver i den).
- Spørg dig selv, hvad der fungerer i dit system, og som du derfor skal holde fast i.
- Spørg så dig selv, hvad der giver dig problemer. Vælg hvilket problem, du vil finde en løsning til.
- Find til sidst en mulig løsning på dit valgte problemer. Prøv løsningen af indtil næste refleksion.
Ved hjælp af de her små refleksioner og justeringer, vil du med tiden få tunet dit system, så det tjener lige netop dig og dit arbejde på den bedst mulige måde.
Jeg har selv afsat 15 minutter hver uge til at lave sådan en refleksion. Du behøver ikke gøre det helt så ofte, men jeg vil stærkt anbefale, at du får det gjort mindst én gang om måneden (sæt det i kalenderen).
Tidsmæssigt fylder den her øvelse meget lidt. Til gengæld gør den en meget stor forskel.
Så sørg for, at du får det gjort, ik’.
Bonus-information: Der er tonsvis af inspiration at hente ude i verden, når det kommer til tips og tricks til bedre overblik og større produktivitet. Her på bloggen har jeg selv fabrikeret de her blog-indlæg. Ude i verden er mine favorit-bøger og -podcasts følgende: Deep Work [bog] – The Productivity Project [bog] – Indistractable [bog] – Focused [podcast] – Deep Questions [podcast].
“Ah, det var godt at få overblik styr på min planlægning af arbejdsopgaver!”
Jeg håber, guiden her bliver en god hjælp for dig fremover, når du skal jonglere dine arbejdsopgaver.
De forskellige elementer er i hvert fald fuldstændig uundværlige for mig, hvis jeg skal bevare overblikket i en hektisk hverdag.
Og de er også essentielle elementer i jeres interne samarbejde, i teamet og i organisationen. Hvis dét lyder spændende, så skriv dig op til mit nyhedsbrev, hvor du netop får tips og tanker til bedre samarbejde.
Foto: Peter Herrmann – Unsplash