Du synes, I rykker for langsomt? Så er du ikke alene, for misforståelser og forsinkelser er hverdagskost på de fleste arbejdspladser. Det er lidt fjollet. For der findes en lavpraktisk løsning, der fikser de 2 påtrængende problemer: Fase-blindhed og usynligt opgaveflow.
LÆSETID: 4 min.
Når gode ideer snubler i in-effektivitet på arbejdspladsen
Du er ved at implodere af frustration. For en måned siden fik du og dit team en rasende god idé. Den løser et problem, brugerne har klaget over i måneder. Din aktuelle frustration handler om dét, du i dit stille sind har døbt “eklatant in-effektivitet på arbejdspladsen”.
For selvom du har fortalt både dit team og dem omkring jer, at det her “skal ud over rampen”, så opstår der konstant forsinkelser. Hvis arbejdet da ikke helt går i stå.
“Hvordan skal vi nogensinde holde os foran vores konkurrenter, når vi leverer i samme hastighed som en snegl?!,” mumler du for dig selv.
Ofte er der én væsentlig årsag til sådan en sneglefart:
I mangler en bevidst, fælles og synlig proces for samarbejdet. Både internt i teamet og på tværs til andre dele af forretningen.
Manglen skaber 2 problemer: Fase-blindhed og usynligt opgave-flow.
Det første problem: Fase-blindhed
Du tænker måske, at en opgave kan befinde sig i én ud tre faser: Ikke startet – I gang – Færdig.
Kun den midterste af de tre faser lyder som noget, I skal forholde jer aktivt til. Så hvorfor al den snak om at have en synlig proces?
Fordi en opgave reelt går gennem langt flere faser!
Når I ikke er bevidste om, hvilke faser der gemmer sig under ‘i gang’, ender I i praksis med at gøre flere ting på én gang: I analyserer og beslutter, samtidig med at I udfører og tester.
Derfor jammer jeres opgaveflow, ligesom en gammeldags skrivemaskine, hvor du aggressivt trykker ned på alle taster på én gang.
Derfor er fase-blindhed et problem
Lad mig give dig et eksempel på, hvordan sådan en gang skrivemaskine-jam kan se ud i tech-verdenen, der er min boldgade.
En proces er defineret som en række handlinger, der til sammen skaber en forandring. Sådan her:
[gør noget] → [gør noget] → [gør noget] → [gør noget] → Ta-daaa! 🎉
Eksempel på hvordan samarbejde i et udviklings-team bør se ud:
[analyser & definér] → [kod, kod, kod] → [test & review] → [send ud i verden] → Fed dims til brugerne 🤖
Mange teams har dog så travlt med at komme i gang med at bygge, at det her sker:
[definér … “Jaja, det er fint!”] → [kod, kod, k… “Åh, f***, vi har glemt …!”] → [analyser-byg-definer-byg-test … ”Hvem ved … oh, nåhja, fik du fat i …?”] → Forsinkelser, frustrationer, konflikter 🤯
Hårdknuderne i jeres samarbejde handler utroligt ofte om, at I går i gang med en opgave, før I er klar til at løse den:
- Det er uklart, hvad I skal lave. Og hvorfor.
- I mangler informationer, I skal bruge for at kunne løse opgaven.
- I har ikke fået alle relevante personer ombord, så de har ikke tid til at hjælpe.
Dét bringer mig frem til det andet problem.
Det andet problem: Opgave-flowet er usynligt
Én ting er at være blind for, hvor mange faser en opgave reelt skal igennem. Én anden ting er at sikre, at alle involverede er enige om, hvad en opgave går ud på, hvilken status den har, og hvem der har den. Det kræver synlighed.
Når I ikke dokumenterer status på de enkelte opgaver har, hvad opgaverne går ud på, og hvem, der gør hvad, så lover jeg jer følgende:
- I glemmer halvdelen af det, I aftalte. Den anden halvdel er I reelt ikke enige om.
- I taber opgaver mellem stolene. Når I altså ikke laver dobbelt-arbejde.
Forvirringen er med andre ord total. Så lad os få nogle løsninger på bordet.
En praktisk løsning til effektivitet på arbejdspladsen
Start med at kortlægge processen for jeres opgaver. Udvælg 2-3 konkrete opgaver, der er gode repræsentanter for jeres arbejde, og som I har afsluttet for nylig.
Undersøg hvilke faser hver af eksempel-opgaverne har gennemgået. Generalisér faserne fra eksemplerne, så I har en proces, der favner dem alle.
Det ser højst sandsynligt nogenlunde sådan her ud:
Opgave bliver født → Prioritering → Klargøring → I gang → Godkendelse → Færdig! ✅
Derefter skal I vælge et digitalt værktøj, hvor I fremover alle kan se og sammen håndtere jeres opgaver. Det kan fx være Microsoft Planner, Trello, Asana eller Jira, men der findes tonsvis af andre muligheder.
Opret et såkaldt Kanban-board til jeres opgaver.
Det er en visualisering af et opgave-flow, som består af en kolonne for hver fase. Opgaverne vises som kort, som I placerer i den relevante kolonne. I sætter også navn og billede på kortet, så I kan se, hvem der har ansvar for den enkelte opgave.
Læg jeres aktuelle opgaver derind og begynd at bruge boardet aktivt, når I mødes for at koordinere og afklare.
Det virker hver gang
Umiddelbart syntes du, at det lød som noget bureaukratisk bøvl med dét board. Især arbejdet med at læsse opgaver derind. Det var godt gammeldags træls.
Nu har du gjort det og er blevet decideret fan af boardet!
Mængden af misforståelser og forsinkelser er faldet drastisk. Der er kommet fut i jeres arbejde! En leder-kollega har sågar spurgt, hvad I har gang i?
Jeg skriver ‘du’. Men jeg kunne lige så godt skrive ‘jeg’.
Jeg har nemlig set den her øgede hastighed – og de sænkede skuldre, i øvrigt – igen og igen, når jeg har hjulpet teams og organisationer med at indføre noget så lavpraktisk som et Kanban-board. Det virker. Hver gang.
Så hvorfor ikke bare komme i gang?
Vil du have flere praktiske tips til effektivitet på arbejdspladsen?
Så skriv dig op til mit nyhedsbrev og lad mig proppe flere konkrete tips til effektivitet på arbejdspladsen i din indbakke.
Det foregår i boksen lige dernede 👇
Foto (udvidet med AI): John Banks – Unsplash