Medarbejdernes ønske om fleksibilitet støder sammen med dit ønske om effektivitet og samarbejde. I har en hybrid arbejdsplads med faste dage på kontoret. Men det bøvler stadig. Det er fordi, du overser 3 problemer, du skal have løst.
LÆSETID: 5 min.
En hybrid arbejdsplads med tre dage på kontoret
“Vi har en hybrid arbejdsplads. I kan frit arbejde hjemme tirsdag og torsdag, hvis I ønsker det. Hvad mere vil I have?!”
Dét er, hvad Sofie tænker, men hun har ikke i sinde at sige det højt til sine medarbejdere.
De brokker sig stadig over ikke at have nok fleksibilitet i arbejdet. Men Sofie tør ikke åbne mere for hjemmearbejdet.
Hun kan se, hvordan flere opgaver bliver forsinket, blot med de to dage hjemme. Og hun har fornemmelsen af, at også sammenholdet er ved at smuldre.
Hvis det her lyder bekendt, så kan du ånde lettet op. For der er en løsning på problemet.
Men modsat hvad Sofie – og måske du – tror, så hedder løsningen ikke ‘X antal dage sammen på kontoret’.
Løsningen hedder ‘Sæt samarbejdet i system’.
Inden vi ser på den løsning, der virker, skal vi dog lige se nærmere på, hvorfor ‘X antal dage sammen på kontoret’ ikke løser problemet.
Hvad der i virkeligheden sker på kontoret
Mange ledere fortæller, at de oplever, at samarbejdet fungerer bedst, når medarbejderne kan tale med hinanden ansigt til ansigt. Det er også her, sammenhold opstår, siger de.
Derfor virker det som en oplagt model for en hybrid arbejdsplads, at medarbejderne møder ind på kontoret på faste dage hver uge.
Her er, hvordan de fleste forestiller sig, at kontordagene spænder af:
I praksis er det dog snarere det her, der foregår:
Fordelen ved at være samtidig på kontoret er dog, at I – trods alt – kan nå at fange hinanden mellem møderne. I kan koordinere ad hoc.
Det foregår gerne sådan her:
💬 Alice: “Carl, har du lige 5 minutter …?”
💬 Carl: “Jeg er på vej i møde!”
💬 Alice: “Åh, jeg fanger dig senere.”
💬 Bente kommer ud fra et møde: “Alice, har du 5 minutter til at se på X?”
💬 Alice: “Det er ikke mig, det er Carl, du skal have fat i. Men han er i møde.”
💬 Bente: “Jeg sender ham en mail.”
✉️ Carl svarer på mailen, mens han er i møde om noget helt andet.
HARDU5-modellen: En lappeløsning – til kontoret
Jeg kalder den her type ad-hoc-samarbejde for HARDU5-modellen.
Hvorfor ‘HARDU5’? Fordi samarbejde og koordinering er baseret på, at I konstant forstyrrer hinanden med: “Har du lige 5 minutter …?” Og fordi vi konsulenter – tilsyneladende – er forpligtede til at finde på smarte forkortelser.
HARDU5-modellen er aldrig en optimal løsning for et effektivt samarbejde, uanset hvor I befinder jer.
I virkeligheden er den en lappeløsning, der dækker over, at jeres samarbejde ikke er sat i system.
HARDU5-modellen kan til nød fungere på kontoret, men den er tæt på umulig at få til at fungere på en hybrid arbejdsplads.
Når alle ikke befinder sig samme sted samtidig, kan I nemlig ikke lave den her ad-hoc-koordinering, der lapper det hele sammen.
3 problemer på en hybrid arbejdsplads
HARDU5-modellen giver dig og dine kolleger 3 problemer (det er den kedelige udgave af et Kinder-æg):
- Svært at koordinere
- Manglende fælles overblik
- Kontekst-skifte
De 3 problemer fører en mindre bunke af uheldige konsekvenser med sig:
- Når koordineringen kikser, og I ikke har et fælles overblik, bliver I forsinkede. I misforstår også ofte hinanden.
- Forsinkelser og misforståelser avler (endnu) flere ad-hoc-møder og forstyrrelser.
- Når du og kollegerne konstant skifter kontekst, arbejder I langsommere. I laver også flere fejl, og I bliver mere stressede.
Hvordan løser I de 3 problemer? Ved at sætte samarbejdet i system, såmænd.
Løsningen: Sådan sætter du samarbejdet i system
I sætter samarbejdet i system ved at løse hver af de tre problemer. Således:
☝️ Løsningen på ‘Svært at koordinere’
Lav en proces for jeres samarbejde. I praksis betyder det, at I skal have en række faste møder, hvor I henholdsvis afklarer, planlægger, koordinerer og evaluerer.
Beslut hvilke møder der er online, og hvilke I tager sammen på kontoret.
☝️ Løsningen på ‘Manglende fælles overblik’
Find et digitalt værktøj, der kan holde styr på jeres fælles opgaver. Det kan fx være Microsoft Planner, Trello, Asana, Jira eller Businessmap.
Saml alle jeres opgaver i værktøjet, og sørg for at alle har adgang til det nye overblik – også hjemmefra.
☝️ Løsningen på ‘Kontekst-skifte’
Lær at skelne mellem synkront og asynkront arbejde. Altså opgaver, som kræver at I arbejder sammen i realtid, og opgaver, som I kan løse individuelt.
Brug denne skelnen på jeres faste møder, når I taler om de enkelte opgaver, incl. om synkront samarbejde kan løses online eller kræver, at de involverede møder ind på kontoret.
Det er ikke nødvendigvis nemt, men det kan lade sig gøre
Synes du, det lyder noget langhåret? At I både skal bruge tid på et værktøj, der skal vedligeholdes, og en masse møder, hvor I konstant skal tale om, hvordan I vil løse jeres fælles opgaver?
Tja, jeg lovede dig ikke, at det er let et få en hybrid arbejdsplads til at fungere. For samarbejde mellem mennesker er altid bøvlet.
Men jeg lover dig, at bøvlet med at sætte samarbejdet i system, sparer dig for bøvlet med ineffektivitet og utilfredshed.
Og når først I er oppe at kører, får I masser af effektivitet og trivsel som tak for jeres besvær.
“Æhm, hvordan kommer jeg i gang med de 3 løsninger?”
Det har jeg nogle instruktioner til, men de kræver lidt flere detaljer. Jeg beskrev de første skridt til at komme i gang på webinaret, Hybrid arbejdsplads: “Hvordan hulen får vi det til at fungere?”
Du får adgang til webinaret ved at tilmelde dig mit nyhedsbrev, Processer & Mennesker.
I nyhedsbrevet giver jeg dig også løbende tips og tanker, der hjælper dig med at tackle samarbejds-problemer. Du får mine tips og tanker i små bidder. På samme måde som du spiser en elefant.
Skriv dig op lige dernede, så er webinaret i din indbakke om et splitsekund 👇
Foto: LinkedIn Sales Solutions – Unsplash