Er du ved at få pip af, at I taler forbi hinanden og derfor bliver forsinket i jeres arbejde? Misforståelser opstår, når I ikke har en god kommunikation på arbejdspladsen. ‘God kommunikation’ betyder klar og konkret – mere klart og konkret end du tror.
LÆSETID: 4 min.
Hvad god kommunikation på arbejdspladsen IKKE er
“Jamen, det var da det, vi aftalte,” udbryder Karen frustreret, da Andreas ikke har nye tekster klar. Han mener i øvrigt ikke, at han skulle omskrive teksterne fra bunden. Du ved godt, at dette ikke er et eksempel på god kommunikation på arbejdspladsen.
Men ligesom Karen og Andreas er du og dit team ikke gode nok til at skabe klarhed om jeres opgaver.
“Hvor f*nden ved du det fra?,” spørger du (rimeligt nok).
Fordi jeg i 10+ år har arbejdet med agile metoder, hvor afklaring er indbygget. Og alligevel har jeg stået med mange agile teams, der skulle have hjælp til bedre opgavebeskrivelser.
På ikke-agile teams er man dårligt nok bevidst om, at opgaverne kræver afklaring.
Ergo er mit kvalificerede gæt, at du og dit team er plaget af misforståelser, der forsinker jer, fordi jeres opgaver er uklare.
Vi løser den slags misforståelser ved at kommunikere bedre. ‘God kommunikation’ betyder ‘klar’ og ‘konkret’. Mere klart og konkret end du tror.
Lad os bøje begge dele i neon.
Du skal lege SpørgeJørgen for at kommunikere klart
Det er meget almindeligt, at en opgave udelukkende er defineret med en overskrift: “Lav budget for 2. kvartal”, “Opgradér serveren” eller “Redesign kontaktsiden”.
Jojo, der findes små opgaver og rutineopgaver, hvor en overskrift er nok.
Men de fleste opgaver varierer fra gang til gang. De indeholder nye udfordringer og ubekendte parametre. Har du kun en overskrift, er der rum for fortolkning. Og forvirring.
Du skaber klarhed ved at stille disse spørgsmål
- Hvad går opgaven ud på – hvad er det der skal gøres?
- Er der særlige krav til, hvordan opgaven skal løses?
- Hvem skal gøre det – og hvornår?
- Hvem skal involveres – og hvornår?
- Hvad skal vi bruge for at løse opgaven?
- Er den afhængig af, at en anden opgave bliver løst først? Eller afhænger en anden opgave af, at vi løser den her først?
- Hvad skal vi ikke lave?
- Hvornår er vi færdige?
Spørgsmålene ovenfor får dig tættere på at kommunikere konkret. Men du er ikke konkret nok!
Visuel kommunikation er god kommunikation på arbejdspladsen
Du har helt sikkert prøvet det: Til mødet var alle enige. Men i dagene derefter løber alle i hver sin retning. Hvordan hulen kan dét ske?
Dét sker, når I ikke dokumenterer, hvad I taler om, og hvad I bliver enige om.
Der er det forbandede med os mennesker, at vi opfatter verden forskelligt. Det er ikke en metafor. Vi opfatter vitterligt verden forskelligt.
Din opfattelse af verden afhænger nemlig af, hvordan din specifikke hjerne fortolker omgivelserne. Den fortolker ved at sortere i input og trække på dine tidligere erfaringer.
Det er derfor, vidneudsagn kan være så forskellige (og upålidelige).
Det er årsagen til, at internettet var ved at brække midt over i 2015, da folk gik i gang med at diskutere, hvilken farve den her kjole har.
Og det er derfor, du skal lave en visuel dokumentation af jeres samtaler.
Du skal have ideer og forestillinger ud af jeres kollektive hoveder og hen, hvor I alle kan se dem. Ellers bliver I aldrig ordentligt afstemt med hinanden.
Sådan gør du jeres kommunikation visuel
Du skal bruge et fælles dokument eller et whiteboard (fysisk eller virtuelt, fx Miro) eller et værktøj (som fx Microsoft Planner, Trello, Asana eller Jira).
Alle skal kunne se, hvad du skriver og tegner, mens I taler sammen. På den måde kan I korrigere hinanden, tilføje mangler og rette misforståelser.
Og bare rolig, du behøver hverken at kunne tegne, være ord-ekvilibrist eller have en pæn håndskrift.
Du skal blot dokumentere dét, I taler om, og – især! – det I beslutter, ved hjælp af tre enkle greb.
Tre enkle greb til visuel kommunikation
- Skriv korte sætninger (eller blot nøgleord).
- Fremhæv ting, der er vigtige (fed og/eller farvet tekst, kasser, cirkler, udråbstegn).
- Vis sammenhænge (streger, pile).
Hvis du gerne vil vide, hvordan du kommer i gang med et værktøj som fx Planner, skal du kigge her.
Et pragteksempel på god kommunikation på arbejdspladsen
“Karen, jeg når ikke teksterne i denne uge,” siger Andreas.
“Hvilken …,” Karen klikker diskret rundt på skærmen og åbner en opgave i Trello. “Ah, du mener redesignet af kontaktsiden? Hvor vi blev enige om, at det var fedest, at jeg havde de nye tekster, inden jeg startede på designet?”
“Ja, sorry,” svarer Andreas, “jeg kan lave dem på mandag i stedet?”
“Okay, det går nok. Hvis bare du giver mig dem mandag, så finder jeg ud af det,” smiler Karen.
Karen og Andreas har tydeligvis haft en grundig snak om, hvordan de samarbejder om redesignet af kontaktsiden. Og de har tilmed været så fornuftige at skrive deres beslutninger ned.
Gør som Karen og Andreas, ik’.
PS Jeg er sikker på, at Karen og Andreas abonnerer på mit nyhedsbrev, hvor de får enkle tips og tricks til, hvordan de forvandler hverdagens kaos til godt samarbejde og solide resultater. Du kan joine dem i boksen dernede 👇
Foto: Mimi Thian – Unsplash