Ting tager den tid, de nu tager – så fri mig for Parkinsons Lov

Der er en grænse for Parkinsons Lov

Du argumenter for, at dit team skal have så og så lang tid til at løse en opgave. Boss-bossen svarer: “Ifølge Parkinsons Lov har arbejde det med at udvide sig til den tid, vi sætter af til det, så …”

Jeg er så træt af, at tids-estimater bliver mødt med ånden fra Parkinsons Lov. 

Opgaver kan løses hurtigere eller langsommere, alt efter hvor smidigt arbejdet forløber. Eller efter hvor tidspressede vi er. Det er korrekt.

Men der er en nedre grænse for optimeringen. 

Den grænser hedder: “Ting tager den tid, de tager!” 

Problemet er manglende fokus – ikke tid til rådighed

Når arbejde udvider sig unødigt i tid, er det min erfaring, at lorten ligger begravet et helt andet sted. 

Problemet er ikke for meget tid til rådighed. Problemet er manglende fokus, mål og retning. 

Når vi ikke er knivskarpe på, hvad vi laver, hvorfor vi gør det, og hvornår vi er i mål, så har vi det ganske rigtigt med at fortsætte, indtil klokken lyder, eller deadlinen rammer. 

Deltager du fx i et møde uden formål og agenda, er det indlysende, at mødet vil blive ved, indtil det udløber i kalenderen. Det er jo eneste stoppunkt, vi kender.

Ved vi derimod, hvad vi gerne vil opnå, så ved vi sjovt nok også, hvornår vi med god samvittighed kan stoppe. Uanset hvad klokken eller kalenderen siger. 

Hvordan sikrer du så fokus, mål og retning? Du laver målsætningsøvelser, som var der ingen dag i morgen!

Opskriften på fokus, mål og retning i alt, hvad du og I laver

Start med at svare på tre spørgsmål: 

• Hvilken nytte gør dét, der skal gennemføres, dvs. hvad er meningen med galskaben? Dette er jeres fokus og formål.
• Hvordan kan I se – måske ligefrem måle – at formålet er opnået? Dette er jeres mål og succeskriterier.
• Hvilke del-opgaver skal I løse for gøre formål og succeskriterier til virkelighed? Dette er jeres retning.

Få svarene til de tre til at hænge sammen. Der må ikke stå noget i fx formålet, som ikke er repræsenteret i del-opgaverne, eller i succeskriterierne, som ikke er afspejlet i formålet.

Eksempel på opskriften i praksis, hvor en teamleder forbereder første møde om “Borgercentreret serviceoptimering”: 

• Formål: Beslut hvad hulen “Borgercentreret serviceoptimering” betyder hos os.
• Succes: Når alle teamets medlemmer i slutningen af mødet er enige om, hvad “Borgercentreret serviceoptimering” i praksis betyder og kan give mindst 3 konkrete eksempler på det.
• Del-opgaver: Bed teamets medlemmer observere og tænke inden mødet – Gennemgå eksempler og tanker sammen på mødet – Formuler teamets definition af “Borgercentreret serviceoptimering” – Find mindst 3 konkrete eksempler, der matcher definitionen – Beslut, hvad næste skridt er.

Estimering af del-opgaver: Et overlegent alternativ til Parkinsons Lov

Du finder et realistisk bud på, hvor lang tid noget tager, ved at sætte tids-estimater på del-opgaverne. Derefter lægger du estimaterne sammen.

Læg ekstra tid til det samlede estimat, så der er taget højde for uforudsete hændelser. Du skal lægge 10-30 % til, alt efter hvor kompleks opgaven er. 

Kommer boss-bossen forbi igen, fortæller du hende blot, at “Fokus, mål og retning spiser Parkinsons Lov til morgenmad.”

Foto: Josefa nDiaz – Unsplash

Line Hviid
– Konsulent, coach, facilitator, blogger, podcaster og foredragsholder