Der er 4 årsager til, at du og dine kolleger har svært ved at prioritere jeres arbejde. I skal have bugt med alle 4, før I så meget som kigger på jeres fælles opgaveliste.
LÆSETID: 3 min.
“Gid vi var bedre til at prioritere …”
God prioritering giver kvalitet, ro og effektivitet i arbejdet. Det ved du godt. Men du ved også, hvor svært det er at prioritere til dagligt. I praksis.
Den gode nyhed er, at du ikke er alene.
De fleste teams og organisationer kæmper med at prioritere deres opgaver. Også dem, der leger med prioriteringsteknikker som fx Eisenhower-matrixen og boble-sortering.
Humlen er, at god prioritering starter, længe inden du og dine kolleger kigger på de konkrete opgaver. God prioritering starter nemlig med de rette omstændigheder.
Lyder det her bekendt?
Her er tre udsagn, som jeg ofte hører fra de virksomheder, der beder om min hjælp til bedre arbejdsgange:
- “Vi mangler et klart mål for vores arbejde.”
- “Vi har ikke beslutningsmandat i hverdagen.”
- “Vi har svært ved at skabe overblik over opgaverne.”
Og her har du kernen af problemet.
Prioritering er nemlig først mulig i praksis, når disse 4 elementer er på plads:
- Et klokkeklart mål: ‘Klokkeklart’ betyder, at det er så konkret, at I kan bruge det som pejlemærke i hverdagen.
- Et beslutningsmandat: Hos den, der skal foretage prioriteringen fra dag til dag.
- Et samlet overblik: Ingen kan prioritere noget, der ligger 700 forskellige steder.
- En løbende prioritering: Når du gør det jævnligt, er det meget mere overkommeligt.
Når en eller flere af de 4 mangler, har du ikke tilpas meget indflydelse på prioriteringen, bl.a. med den konsekvens, at den skifter konstant.
Det giver sjusk og fejl i løsningerne, og det giver stress hos dig og dine kolleger.
Du får lige et par anekdoter fra mit arbejde som proces-konsulent:
🏃🏻♀️ Anekdoten om dét, der haster!
At noget haster, eller at andre ånder os i nakken, er ikke det samme, som at den pågældende opgave er vigtig. Det ved de fleste godt, men alligevel sker der ofte noget a la det her:
“Åh, NEJ! En fejl! Det kan vi ikke byde brugerne. Jeg må STRAKS få det fikset!” → Opretter hektisk opgave og forsøger at pushe den gennem systemet.
I sådan et tilfælde hjælper det at have et klokkeklart mål og dermed en definition af, hvad der er vigtigt. Og hvad der ikke er vigtigt.
👍 Anekdoten om beslutningsmandatet
En nærmest klassisk anekdote fra især den agile verden lyder, at man vælger den agile tilgang for at blive hurtigere. I praksis rykker de agile teams dog ikke pokkers hurtigt.
Det ligner et effektivitets-problem. Kigger du efter, opdager du dog, at det er en flaskehals. Og den giver prioriterings-lammelse.
De enkelte teams har ikke fået fuldt beslutningsmandat, og kan derfor ikke prioritere fra dag til dag. De må pænt vente på beslutninger fra toppen.
Du skal have beslutningsmandatet hen til dem, der har fingrene i dejen.
😵💫 Anekdoten om det manglende overblik
Og så var der dengang, jeg blev bedt om at hjælpe et team med at definere prioriteringskriterier.
“Undskyld,” hørte jeg mig selv sige, “men hvor mange forskellige steder ligger jeres opgaver henne?”
I 4-5 forskellige opgavesystemer, lød svaret. Systemer, der ikke talte sammen.
“Æhm, det her team har ikke brug for prioriteringskriterier. Det har brug for overblik!”
Først når overblikket er på plads, kan prioriteringen i praksis starte.
Og når I først er i gang, må I aldrig stoppe igen. Prioritering er nemlig den løbende opgave, der bevarer jeres overblik – også når det brænder!
“Hvordan hulen får jeg styr på de 4?”
Det har jeg konkrete, hands-on anvisninger på, men de kræver en lidt længere forklaring. Den gav jeg på webinaret “Gid vi var bedre til at prioritere …”
Du får adgang til webinaret ved at tilmelde dig mit nyhedsbrev, Processer & Mennesker.
I nyhedsbrevet giver jeg dig også løbende tips og tanker, der hjælper dig med at tackle samarbejds-problemer. Du får mine tips og tanker i små bidder. På samme måde som du spiser en elefant.
Skriv dig op lige dernede, så er webinaret i din indbakke om et splitsekund 👇