FOKUS OG FLOW
En særlig slags møde-helvede
Her er et møde, du sikkert kan genkende (men næppe som det gode møde):
- Emne-feltet på indkaldelsen er ukonkret.
- Hvis der overhovedet er en beskrivelse, har den ikke så meget som skyggen af en agenda.
- Du aner ikke, hvorfor du er inviteret.
- Mødet varer en time.
- Under mødet taler ca. halvdelen af deltagerne, de andre tjekker e-mail.
- I slutter uden konklusioner.
- Du hører ikke mere om den sag.
Lad os sige, der var 6 deltagere til mødet. Det er 6 timer i alt. I har lige spildt en lille arbejdsdag på … ingenting.
Der har været så meget snak om, at vi danskere skal arbejde mere. Må jeg i stedet foreslå, at vi optimerer vores møder?
Der er vanvittige mængder arbejdstid at hente, hvis vi lærer, hvad der udgør det gode møde. Med andre ord: Hvis vi holder op med at spilde hinandens tid.
3 skridt fører til det gode møde
Hvis du gerne vil have sort bælte i det gode møde, skal du følge disse 3 skridt, hver gang du holder møde.
☝️ Forbered!
Forbered mødet ved at besvare spørgsmålet: Hvilke(n) handling(er) skal der komme ud af samtalen? Lav derefter en agenda, der sikrer netop dét udkomme.
Book mødet med en længde, der matcher formål og agenda.
Send agendaen til alle i god tid. Gør det meget, meget tydeligt, hvis deltagerne selv skal forberede noget, inden I mødes.
☝️ Facilitér!
Det gode møde er karakteriseret ved at have en god vært. Værten er dig! Start med at fortælle, hvad I skal have ud af samtalen og gennemgå kort agendaen.
Under mødet skal du sikre, at alle kommer til orde. Her er et par tricks:
- Tag lederen til sidst, hvis du laver en ‘bordet rundt’. Ellers siger alle bare det samme som hende.
- Stil spørgsmål til deltagerne. Gem lederen til sidst (hvis han overhovedet skal spørges).
- Lav tænkepauser, hvor deltagerne selv finder ud af, hvad de tænker. Lad dem evt. udfylde posti-ts, som I derefter gennemgår.
Sidst men ikke mindst, skal du holde tiden. Det betyder, at det ikke er uhøfligt at afbryde irrelevant snak – tværtimod. Du skal blot gøre det venligt.
☝️ Saml op!
Efter mødet sender du en kort opsamling til alle deltagere. ‘Kort’ betyder to lister: Vigtigste konklusioner, og hvem gør nu hvad.
Herefter holder du dine kolleger op på, om de får gjort dét, de skal.
3 tommelfingerregler, der holder dig ude af håbløse møder
“Fedt nok,” tænker du måske, “men hvad fanden gør jeg, når mine kolleger fortsat indkalder mig til håbløse møder?”
Du indfører disse 3 tommelfingerregler for, hvornår du må afslå et møde. De fungerede i hvert fald fremragende for et team, som jeg hjalp for nogle år siden.
Du må afvise et møde, hvis et eller flere af disse betingelser er overholdt:
- Indkaldelsen kommer samme dag, som mødet afholdes.
- Der mangler formål og/eller agenda.
- Du har ingen anelse om, hvorfor du skal med.
Nu du er i gang, kan du jo også sende indlægget her til dine kolleger, ik’.
Line Hviid
– Konsulent, coach, facilitator, blogger, podcaster og foredragsholder
