Kommunikation er svært: 4 tips til skriftlig kommunikation på jobbet

Kommunikation på jobbet er svært

“Det var ikke dét, jeg mente,” udbryder Pernille frustreret. “Men det var dét, du skrev,” svarer Mathias. Kommunikation på jobbet er svært.

På trods af at vi render rundt og kommunikerer hele tiden.

Kommunikation er også kernen i ethvert samarbejde. Derfor er det et problem, når vi ikke kommunikerer godt.

Det er dog også et håndværk. Men det er de færreste, der lærer det.

Jeg lærte det selv, da jeg for 100 år siden (sådan ca.) læste retorik på universitetet. Nu er det så indgroet, at jeg ofte glemmer, at det er noget, jeg har lært. Så jeg bliver overrasket, når andre ikke ‘bare’ kan det.

Derfor skal du have nogle tips! 

Her kommer mine 4 bedste tips til skarp, skriftlig kommunikation.

1: Hav ét budskab pr. tekst

Én tekst, ét budskab. Det gælder både mails og chat-beskeder og længere tekster. 

Ja, du sender flere beskeder, når du hakker dem i stykker. Til gengæld får du færre igen, fordi dine beskeder er lettere at forstå. 

2: Skriv kort og præcist 

Ingen læser lange tekster på jobbet, så skriv kort og præcist.

‘Præcist’ betyder handlingsanvisende: Du skal tydeligt skrive, hvad folk skal gøre – også hvis de ikke skal gøre noget (og nej, de regner ikke selv din intention ud). 

3: Gør det nemt at læse

Vi mister al livsgejst, når vi bliver mødt af en såkaldt Wall of Text. 

Du gør dine tekster lette overskue ved at bruge layout: afsnit, fed, punktlister, farver og strategisk placerede emojis.

Og nej, emojis er ikke altid useriøse. De er visuelle punkter, der fanger øjet. Bruger du dem med omtanke, understøtter de dit budskab.

4: Brug tid på dine tekster – også mails og chat-beskeder 

Du lykkes kun med de tre foregående tips, hvis du bruger tid på dine tekster. 

Det synes du måske ikke, du har tid til, men jeg lover dig, at investeringen kommer godt igen. 

Når du bruger tid på at gøre dine tekster skarpe, sparer du tid, fordi der opstår færre spørgsmål og misforståelser. Dermed sparer du også frustrationer. 

Du investerer bedst din tid ved at følge denne skridt-for-skridt-guide til klokkeklare tekster: 

• Skriv alt ned, du gerne vil sige: Vær ligeglad med struktur, formuleringer og korrektur. Bare få indholdet ud af hovedet.
• Ryd op: Ryk rundt, så du samler tekst i emne-bunker. Læg bunkerne i logisk rækkefølge, fjern gentagelser og tilføj information, der mangler.
• Skriv igennem, så teksten bliver sammenhængende. Læs gerne den højt for dig selv.
• Gør teksten færdig: Finpuds sproget, læs korrektur og sæt den lækkert op.

Vild kommunikation: Når mødereferater skaber begejstring

“Super fint med disse opsamlinger,” skrev den ene. “De er vildt fede de her opsamlinger, bliv ved med det!,” skrev den anden.

Se, det er to ægte kunde-citater, landet i min indbakke. Hvad der har udløst begejstringen? Mødereferater. Sgu.

Du siger bare til, hvis jeg også skal komme forbi din arbejdsplads og få jer til at gå i selvsving over mødereferater, m’kay 😉

Line Hviid
– Konsulent, coach, facilitator, blogger, podcaster og foredragsholder