Du undgår forstyrrelser ved at kræve én ting af kollegerne: Personlig planlægning

Hvorfor du skal elske planlægning

Bliver du nogensinde forstyrret på arbejde? Okay, dumt spørgsmål. Selvfølgelig gør du det. Måske forstyrrer du ligefrem selv. Her er en potentielt kontroversiel påstand: Dét kunne du have undgået med lidt personlig planlægning.

Jeg elsker selv planlægning! Jeg er god til det, og jeg lever af det. 

Men nøj, hvor møder jeg ofte alle mulige indvendinger imod planlægning. Det er udbrud som: “Ahmen, Line, man kan jo ikke planlægge alting!” Og: “Nu skal vi også bare i gang!” 

Begge udbrud vidner om en misforstået opfattelse af, hvad planlægning er. 

Planlægning er ikke en bindende aftale underskrevet i blod. Det er heller ikke en forhindring for, at du kan gå i gang – tværtimod.

En plan er en skitse, der viser dig en mulig vej til dit mål. Det er altså den, der sætter dig i gang. Undervejs mod målet justerer du løbende planen, der altså aldrig bliver andet end en skitse.

Hvilket bringer mig frem til forstyrrelserne på jobbet. 

Forstyrrelser og manglende personlig planlægning hænger sammen

De kolleger, der gennem tiden har forstyrret mig mest, er dem der arbejder direkte ud af indbakken og kalenderen. De lægger aldrig en plan for deres arbejdsdag.

Denne mangel på personlig planlægning rotter sig sammen med et andet problem, der florerer på de danske arbejdspladser: Mangel på respekt for hinandens koncentration og fokus. 

Hvis vi skal forstyrre hinanden mindre, skal vi turde sætte nye forventninger til hinanden. 

Du forventer allerede, at kollegerne svarer på de mails, du sender til dem. Og du går automatisk ud fra, at de dukker op til de møder, du indkalder dem til. 

På samme vis skal vi begynde at forvente et minimum af personlig planlægning af hinanden. 

Hvad betyder ‘et minimum af personlig planlægning’ i praksis?

Inden alle planlægnings-haderne begynder at råbe af mig, kan jeg berolige med, at personlig planlægning ikke behøver at tage længere end 5 minutter: 

☝️ Sådan laver du et minimum af personlig planlægning

Start eller slut din arbejdsdag med følgende øvelse:

• Kig på din kommende arbejdsdag; altså i dag eller i morgen.
• Hvilke møder har du? Hvilke opgaver regner du med at arbejde på?
• Hvem af dine kolleger har du brug for at tale med i den forbindelse?
• Send en mail eller chat-besked til hver af dem og spørg, hvornår på dagen det bedst passer dem, at du tager fat i dem.

Vupti! Du har nu minimeret risikoen for at forstyrre dine kolleger, mens de fokuseret på noget andet. Og det tog dig sølle 5 minutter. 

Kender du en kollega eller to, der forstyrrer dig lidt for ofte? Så sender du diskret dette indlæg til dem. 

Og er der flere, end du selv kan tackle, så foreslår du bare dit team eller din afdeling at få mig ud for at give jer en (kærlig) opsang.

Line Hviid
– Konsulent, coach, facilitator, blogger, podcaster og foredragsholder