Når jeres teamsamarbejde knirker – fx i form af silo-tænkning, misforståelser og mistrivsel – så skyldes det i 9 ud af 10 tilfælde, at I ikke har sat samarbejdet i system. I skal have 5 byggeklodser på plads.
LÆSETID: 4 min.
Teamsamarbejde eller gruppearbejde?
“Er I et team? Eller bare en gruppe, der arbejder side om side?” Det spørgsmål har du måske hørt før. Og måske får du røde ører, nu hvor du hører det igen. Fordi det minder påfaldende meget om jeres teamsamarbejde. Eller manglen på samme.
Når ledere beder mig om hjælp til et eller flere teams, så er det gerne sager som det her, de bøvler med:
Team-medlemmerne arbejder hver for sig og bruger ikke hinandens viden og kompetencer. Når de endelig samarbejder, misforstår de hinanden, og der opstår konstant små og store gnidninger.
Et andet symptom, som også kommer af dårligt samarbejde, at I har for mange møder.
Når samarbejdet knirker på den måde, skyldes det i 9 ud af 10 tilfælde, at I ikke har sat samarbejdet i system.
“At sætte samarbejdet i system,” betyder, at I skal have fundamentale byggeklodser på plads, hvis jeres teamsamarbejde skal udmønte sig i hurtige resultater af høj kvalitet – og med trivslen i top undervejs.
Det drejer sig om 5 byggeklodser. De kan bruges på alle niveauer i organisationen, men her fokuserer vi på teamet. Og vi tager dem én for én.
1. Et klart mål: “Hvorfor?”
Det er egentlig rørende enkelt: Hvis I ikke er enige om, hvorfor I gør det, I gør, og hvor I skal hen sammen, så er det umuligt at løfte i flok.
I praksis er det dog lettere sagt end gjort. For alt for ofte bliver mål og mission formuleret som fluffy størrelser, der er svære at omsætte til noget som helst brugbart. Hvad betyder det fx, hvis en organisation skal “sprede optimismens kraft”?
Jeres mål skal være så konkret og jordnært, at I kan navigere efter det i dagligdagen. Det betyder, at I skal kunne træffe beslutninger og prioritere opgaver ud fra det.
2. En aftalt proces
I har allerede en aftalt proces for teamsamarbejde, siger du? Er det tilfældigvis en teoretisk beskrivelse, som ingen følger i praksis? Dem ser jeg nemlig flest af. Hvis der overhovedet er en proces, forstås.
Vejen til en aftalt proces baseret på praksis ser således ud:
- Find 2-3 opgaver, der er gode repræsentanter for teamets arbejde.
- Kortlæg de faser, som opgave-eksemplerne går igennem fra start til slut.
- Fastlæg generelle faser, der går på tværs af eksemplerne og dermed alle teamets opgaver.
- Beslut om I med fordel kan lave en lille justering for et mere optimalt flow (bare rolig, det er ikke den sidste justering, I laver).
3. Et værktøj
I skal have et fælles overblik, hvor I kan se og kommunikere om jeres opgaver. Til det skal I bruge et digitalt værktøj som Microsoft Planner, Trello, Asana eller Jira.
Brug værktøjet til at lave et Kanban-board, altså en visualisering af jeres opgave-flow. Et Kanban-board består af kolonner, med en kolonne for hver af de faser, I fandt i Byggeklods 2.
Opgaverne vises som kort, som I flytter igennem kolonnerne i takt med at arbejdet skrider fremad.
Brug boardet aktivt, når I mødes for at koordinere og afklare. Og brug kommentarfeltet på den enkelte opgave til at kommunikere asynkront mellem møderne.
4. Fælles rutiner
Med ‘fælles rutiner’ mener jeg faste møder og klare roller. Og med ‘faste møder’ mener jeg ‘møder med knivskarpt formål’ og som faciliteres benhårdt med netop formålet for øje.
I skal have følgende faste møder:
- Afklaring: Hvad kræver den enkelte opgave? Hvilke informationer og personer skal være klar, før vi kan rykke? 30-60 minutter en gang om ugen.
- Planlægning: Hvilke opgaver skal vi i gang med at løse, så snart der er ledige hænder? 30 min. hver anden uge.
- Koordinering: Hvilken information skal vi dele med hinanden for at kunne rykke på opgaver i gang? Hvordan kan vi hjælpe hinanden? 15 min. 2-3 gange om ugen.
- Evaluering: Hvordan forløber samarbejdet? Hvad fungerer? Hvad fungerer ikke? Hvad skal vi gøre anderledes? Justér derefter. 30-60 min. hver 2.-4. uge.
Klare roller handler først og fremmest om, at man på jeres board skal kunne se, hvem der har ansvar for hvilke opgaver.
Derudover skal I have besat disse to roller:
- Beslutningstager: Person med kompetence og mandat til at prioritere og træffe beslutninger, når teamet ikke kan blive enige.
- Proces-person: Sikrer, at processen følges, værktøjet bruges, og at møderne bliver brugt fornuftigt.
5. Aftaler om, hvordan I kommunikerer – og giver plads til hinanden
Vi kommunikerer alle sammen. Men god kommunikation kræver, at I kommunikerer bevidst.
Derfor skal I sammen svare på disse spørgsmål:
- Digitale kanaler: Hvilke kanaler bruger I til hvad? Og hvad er forventningerne ift. svartider?
- Mundtlig kommunikation: Hvad egner sig bedst til mundtlig kommunikation? Hvornår er det ok at forstyrre? Hvordan håndterer I en konflikt?
- Skriftlig kommunikation: Hvad egner sig bedst til skriftlig kommunikation? Hvordan sikrer I, at skriftlig kommunikation er kort og præcis? Hvor og hvordan gemmer I det?
- Personlige præferencer: Nogle foretrækker samtaler, andre foretrækker skrift. Nogle bliver stressede af forstyrrelser, andre rør det ikke. Hvilke personlige behov har I i teamet?
- De generelle: Siger I god morgen, farvel og god weekend til hinanden? Hvis I arbejder hybridt: Hvordan foregår det i praksis?
Du kan nu vælge mellem to typer bøvl
Måske klør du dig i nakken og tænker: “Det kan godt være, at vi har bøvl i vores teamsamarbejde nu, men det dér lyder godt nok bøvlet at implementere!”
Det er det også. Derfor skal I tage det i små skridt. Til gengæld lover jeg dig, at de 5 byggeklodser gør en mærkbar forskel i takt med, at de kommer på plads. Jeg har set det igen og igen med de teams, jeg har hjulpet.
Hvis du overvejer, om jeg skal hjælpe dig og dit team også, er du velkommen til at booke en gratis afklarende samtale.
Og vil du hellere prøve selv, så kan jeg anbefale dig at skrive mig op til mit nyhedsbrev. Her giver jeg dig nemlig tips til bedre samarbejde i små, spiselige bidder. Det foregår i boksen dernede 👇
Foto: Jason Goodman – Unsplash