Vi burde tale om, hvordan vi arbejder – hver især

Tænker du over, hvordan du arbejder? Eller arbejder du direkte ud af indbakken og mødekalenderen? Det gør de fleste. Dermed griber du den første og bedste bold, der kommer din vej. Men er dét den vigtigste bold? Hvor mange bolde du har gang i? Og hvad betyder det for dit stressniveau?

Fælles proces – individuelt overload

Vi starter med en lille historie om et team. Her møder vi vores heltinde, Katrine. Hun er til Daily Standup; dvs. det korte, daglige møde, som agile teams holder for at koordinere med hinanden.

Her takker hun Jesper for hjælpen igår. Med den ser det nemlig ud som om, at hun i dag kan afslutte den store opgave, som hun har arbejdet på i den sidste uges tid, og som to af de andre fra teamet venter på. Alle jubler.

Tilbage ved skrivebordet åbner Katrine computeren. I de 15 minutter, som mødet varede, er der gået 9 nye e-mails ind. 

KATRINES INDBAKKE:

• 4 mails er ligegyldige orienteringer, som hun bare sletter.
• 2 er lettere vage spørgsmål fra kolleger sendt til endnu flere kolleger. Dem lader hun ligge, men de rumsterer i stadig baghovedet på hende.
• 2 er specifikke spørgsmål og anmodninger til lige præcis hende. Dem må hun finde tid til at svare på i løbet af dagen. Især den sidste ser ud til at haste. 
• Den sidste mail er en indkaldelse til et 30 minutters møde senere samme dag – uden agenda. Hun ved ikke helt, hvorfor hun er indkaldt. Til gengæld ved hun med sikkerhed, at de tre timer efter frokost nu er fuldstændig møde-belagt og hendes pusterum forsvundet.

I samme øjeblik pinger chatten. En kollega spørger, om hun lige kan hjælpe med noget. De tre dansende prikker afslører, at kollegaen er i gang med at skrive en hel masse mere. 

Og nu til 100.000 kroners spørgsmålet: Hvor stor er sandsynligheden for, at Katrine rent faktisk når at færdiggøre den dér store opgave, der er så vigtig for teamet?

Hvis du skal have ro, skal organisationen ændre sig

Personlig produktivitet er stort i USA, men herhjemme er der ikke mange, der taler om det. Dét er mig en gåde: Vi har alle de dér fine, fælles organisations-processer, fx agile der aktuelt er the shit. Med de fælles processer forsøger vi at skabe fokus og flow for vores teams og organisationer.

Men når vi hver især går tilbage og åbner vores computere, bliver vi lagt ned af hektiske indbakker og chat-programmer, der gør det umuligt at fokusere og få kvalitet fra hånden.

Man kunne argumentere for, at både vi og vores heltinde simpelthen burde lukke mails og chat noget oftere og dermed tjekke og respondere noget mindre. Det er helt sikkert en god idé. Men det er skide-svært at udføre i praksis, hvis du er en del af en organisation, der opererer på den måde. 

Tro mig, jeg har dyrket personlig produktivitet i mere end 10 år, og jeg mangler stadig at møde en organisation, hvor man kan tilpasse sin arbejdsdag på en måde, der giver plads til ro og fordybelse.

Godt arbejde starter med at vi taler om, hvordan vi arbejder

Vi skal ikke kun skal tale om, hvordan et team, en afdeling og en organisation arbejder. Vi skal også i gang med at tale om, hvordan vi arbejder hver især.

Ikke fordi vi skal gøre fokus, trivsel og produktivitet til et individuelt spørgsmål, men fordi vores individuelle måde at arbejde på påvirker andre, fx når vi forstyrrer hinanden. Og fordi vores individuelle arbejdsvaner siger noget om organisationens kultur, fx forventningen om altid at være på. 

Nogle mennesker er gode til selv at indføre strukturer, systemer og rutiner (det er de vilde typer som undertegnede, der elsker personlig produktivitet). Andre orker det ikke. Eller de er ikke klar over, at det er muligt at arbejde anderledes (jeg er fx rendt ind i flere, der ikke var klar over, at notifikationer er noget, der kan slåes fra). 

Vi skal ikke derhen, hvor en chef eller et team bestemmer, hvordan den enkelte arbejder. Dertil er vi alt, alt for forskellige i personligheder og individuelle behov. Men vil vi have effektive arbejdspladser, hvor mennesker trives, skal vi have gang i samtalen om, hvordan vi arbejder hver især – og hvordan vi foretrækker at arbejde.

Tre spørgsmål at starte samtalen om, hvordan vi arbejder

Her er en række spørgsmål, som I kan bruge til at starte samtalen om de personlige arbejdsrutiner:

• Hvordan ser en almindelig arbejdsdag ud for dig? Hvorfor?
• Hvad fungerer godt for dig, sådan som det er nu? Hvorfor?
• Hvordan ville du gerne have, at noget var anderledes? Hvorfor? 

Afslut samtalen med at lave en fælles aftale, der tilgodeser så mange personlige hensyn som muligt. Genbesøg aftalen jævnligt – for I lærer og udvikler jer jo som tiden går. 

Her er tre gode retningslinjer, som I kan tage udgangspunkt i for jeres aftale: 

• Aftal fælles arbejdsprocesser, der både tager hensyn til opgaverne, der skal løftes, og til den enkeltes behov og temperament. Processerne kan fx inkludere faste koordineringsmøder, tydelig arbejdsfordeling af opgaver samt fælles arbejdsdokumenter, der skaber overblik.
• Skriftlige kommunikationskanaler som mail, chat og kommentarfunktioner bruges til korte udvekslinger, dvs.  at de består af få spørgsmål, som alle kan besvares med én enkelt respons. 
• Verbal kommunikation som fysiske møder, telefonsamtaler og videokald bruges til mere komplekse problemstillinger, der kræver synkron dialog, dvs. der er behov for masser af frem-og-tilbage. 

Retningslinjerne er tyvstjålet fra Cal Newport, der taler om dem i denne episode af podcasten, Deep Questions. Jeg bruger selv de tre retningslinjer og kan berette, at de minimerer forstyrrelser og mængden af tid, man skal bruge på kommunikation og koordinering. Dermed frigiver man tid, som den enkelte selv kan disponere over.

Da Katrine blev pokkers produktiv – på den fede måde

I dette parallel-univers med gode retningslinjer er vores heltinde Katrine netop blevet færdig med Daily Standup. Hun har fortalt, at hun regner med, at hun i dag bliver færdig med den store opgave. 

Tilbage ved computeren tager hun hørebøfferne på og arbejder koncentreret frem til frokost, kun afbrudt af korte pauser, hvor hun lige får luft til hjernen. Kollegerne ved godt, at hun ikke skal forstyrres – og i øvrigt er de selv så koncentrerede om deres egne opgaver, at de slet ikke overvejer at afbryde hende.

Det lykkes faktisk Katrine at blive færdig med opgaven, lige inden hun skal til frokost. Mæt og veltilpas åbner hun bagefter diverse kommunikationskanaler – for første gang den dag, i øvrigt.   

Siden i går er der gået 6 nye e-mails ind.

KATRINES ALTERNATIVE INDBAKKE: 

• 4 mails er ligegyldige orienteringer, som hun bare sletter.
• Hun skal ikke forholde sig til 2 lettere vage spørgsmål fra kolleger, for de blev begge afklaret på et koordineringsmøde tidligere, og som Katrine slet ikke var en del af.
• 2 mails indeholder specifikke spørgsmål og anmodninger til lige præcis hende. Det ene svarer hun kort og præcist på i løbet af 30 sekunder. Det andet kræver mere, så hun beder vedkommende om at booke hende 15 minutter, så de kan vende det (hun har tid i eftermiddag, hvis det haster, skriver hun).
• Hun har heldigvis heller ikke modtaget en indkaldelse til et 30 minutters møde senere samme dag, for problemstillingen herfra er også klaret på et koordineringsmøde.

I samme øjeblik pinger chatten. En kollega spørger, hvornår hun har tid til at vende noget, som han har brug for hjælp til. Katrine svarer: “Lad os tage den med det samme over en kop kaffe. Jeg har ikke flere møder i dag – og jeg er lige blevet færdig med dagens vigtigste opgave. Yay!”

Mand, sådan vil jeg også gerne arbejde! 

Hvad med dig? 

Er du helt med, kan vi jo tage en kop kaffe sammen. Jeg har nemlig mange års erfaring med at arbejde fokuseret og effektivt – og med at hjælpe andre med at gøre det samme. 

Foto: Marvin Meyer – Unsplash

Line Hviid
– Konsulent, coach, facilitator, blogger, podcaster og foredragsholder