Overblik for begyndere: Din kvik-guide til at få styr på arbejdsdagen

Du behøver ikke være sand struktur-elsker ligesom undertegnede for at få styr på din arbejdsdag. Du skal faktisk bare følge tre skridt, og så har du en flyvende start på et solidt overblik over dine arbejdsopgaver – også fremover.

Mig og mit snavsede undertøj

“Ej, kan du ikke give mig nogen tricks?” Min kollega stirrer – tilsyneladende fascineret – på min skærm, der aktuelt viser en af mine mange super-strukturerede lister. Sådanne lister er blot ét element i mit system for personlig produktivitet, jeg holder kørende for at bevare mit overblik over en ofte kaotisk og overvældende hverdag. 

Min kollega er måske fascineret af listen. Jeg selv sidder med sammenkrummede tæer og er en smule flov. For når andre får indblik i mine systemer, føler jeg altid, at de uforvarende roder rundt i mit snavsede undertøj. Jeg ved nemlig godt, at mine systemer er lidt crazy (rettelse: de er meget crazy).

Jeg vil ellers gerne hjælpe – både min kollega og dig derude! Men hver gang andre fisker efter tricks, skal jeg ikke kun rette min tæer ud, jeg skal også finde ud af, hvor jeg skal ende og begynde, og dét er svært.

Jeg har gennem mange år suget tonsvis af viden til mig om produktivitet og arbejdsprocesser. I al den tid har jeg sideløbende fin-tunet mit eget system med utallige justeringer og eksperimenter (se bare de her indlæg om personlig Scrum,  timeblocking og min BulletJournal). 

Så hvor hulen skal jeg starte, hvis jeg skal forklare mig – uden at jeg samtidig overloader dig og andre? Det er på tide, at jeg laver en simpel guide, der hjælper begyndere i gang med at opbygge deres eget system. Systemet, der fremover skal hjælpe lige netop dig med overblik over lige præcis din hverdag. 

Det her er den guide!

Tre skridt til overblik

Du skal igennem disse tre skridt, hvis du vil skabe overblik over dit arbejdsliv. Du får den korte version her, så uddyber jeg bagefter.

De tre skridt til overblik over din arbejdsdag lyder:

1. Saml alle opgaver ét sted med markering af, hvad der er vigtigst lige nu.
2. Træk alle informationer og filer, som du skal bruge i arbejdet ud af dine kommunikationskanaler.
3. Brug jævnligt 15 minutter på at reflektere over, hvordan du kan arbejde smartere. 

1. Saml alle opgaver ét sted – Opgavespanden

Du skal samle alle dine opgaver ét sted. Om dette sted er digitalt eller analogt er 100 % op til dig selv. Så længe det er ét og samme sted, er alt godt. Det behøver heller ikke være et fancy system. Word-dokumenter, notesbøger og postits er alle glimrende løsninger. Pointen er, at du skal have alle dine opgaver listet ét sted. Lad os kalde dét sted for Opgavespanden.

Start med at fyre alle de opgaver, du kan komme i tanker om, at du har, ned i din Opgavespand. Du skal ikke bekymre dig om, om nogle af tingene i praksis kan vente eller måske skal vente, fordi de først skal løses om noget tid. Det vigtigste er at få alle dine opgaver ned i Opgavespanden. Så fylder de nemlig ikke oppe i dit hoved længere. 

Herefter markerer du de opgaver, der er absolut vigtigst at fokusere på lige nu. Prøv at holde dig til max 3 (det kan du godt – du skal blot være kynisk nok, tro mig).

Du får helt sikkert ikke fanget alle opgaver i første hug, og samtidig dukker der jo flere opgaver op i det øjeblik din arbejdsdag går i gang. Derfor skal du jævnligt samle alle ny-opdukkede sager op i din Opgavespand. “Skal ALT ned i den spand – også de helt små ting,” spørger du måske skeptisk. Hvis det tager mere end 5 minutter at løse dem, så ja. 

Bonus-information: Vil du gerne bruge et fancy værktøj til din Opgavespand, findes der selvfølgelig et hav af digitale værktøjer. Her er et lille udpluk: Asana – Trello – Todoist – Microsoft To Do. ⁠På den analoge front er en BulletJournal et ret sofistikeret værktøj.

2. Træk information ud af kommunikationskanaler – Informationsskabet

Udover at lave en Opgavespand, så skal du også beslutte dig for, hvordan du vil opbevare de informationer og filer du har brug for at kunne tilgå, for at kunne løse opgaverne.

Den her del af dit system kalder vi Informationsskabet. Her skal du nemlig opbevare beskeder, som du kopierer fra chat og e-mails. Du skal også gemme filer, som andre har delt med dig, dvs. at de enten skal gemmes lokalt på din computer, eller du skal gemme linket til filen, hvis den er delt med dig online.

“Hvorfor i alverden skal jeg bruge tid og energi på sådan noget galskab,” spørger du måske, “jeg kan da bare åbne Teams eller min mail!?” Og hvad sker der så, når du åbner Teams eller din mail, spørger jeg tilbage?

Din opmærksomhed bliver fluks fanget af en besked fra din kollega, og inden du har set dig om, har du brugt 20 min. på noget helt andet end dét, du egentlig var i gang med. Det tager dig desuden yderligere 20 min. at komme tilbage til den grad af fokus du havde, inden du blev distraheret. Derfor skal du bruge tid og energi på sådan noget galskab.

Det er værst at fylde i Informationsskabet første gang du skal gøre det, fordi du jo her har en lang liste af opgaver, som du skal finde information til. Herefter bliver det nemmere. Fremover fylder du blot i Informationskabet, når du alligevel er i gang med at smide en opgave i Opgavespanden.

Bonus-information: Hvis du har valgt at bruge et af de fancy digitale værktøjer som Opgavespand, så vil de som oftest komme med deres eget, indbyggede Informationsskab. Du vil let kunne kopiere tekster og links ind på en konkret opgave, samt vedhæfte lige så mange filer, du har lyst til. 

3. Reflekter jævnligt over, hvordan du kan arbejde smartere – Det vigtigste

De to første skridt i guiden her – Opgavespanden og Informationsskabet – er grundstenene i ethvert fornuftigt produktivitets-setup. Hvad du derudover vil have glæde af at gøre, afhænger både af din personlighed, dit arbejdes natur og din hverdag i almindelighed.

Der er kun én måde at finde ud af, hvad dette ekstra er for lige netop dig, og dét er at prøve dig frem. Derfor er det sidste skridt i guiden her, at du løbende skal reflektere over, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer. Til gengæld vil jeg vove at påstå, at det er det vigtiste skridt.

Jeg har selv afsat 15 minutter hver uge til at lave sådan en refleksion. Du behøver ikke gøre det helt så ofte, men jeg vil stærkt anbefale, at du får det gjort mindst én gang om måneden (sæt det gerne i kalenderen). Men alt i alt er det altså en øvelse, der ikke fylder alverden. Til gengæld gør den alverden til forskel.

Her er opskriften på din 15 minutters refleksion:

• Brug et par minutter på at genkalde dig, hvad du har løst af opgaver siden sidste refleksion (din kalender kan hjælpe dig her – og også din Opgavespand, hvis du gemmer løste opgaver i den).
• Spørg dig selv, hvad der fungerer i dit setup, og som du derfor skal holde fast i.
• Spørg så dig selv, hvad der giver dig problemer.
• Find til sidst en mulig løsning på et af problemerne og prøv den løsning af indtil næste refleksion.

Ved hjælp af de her små refleksioner og justeringer, vil du med tiden få tunet dit setup, så det tjener lige netop dig og dit arbejde på den bedst mulige måde.

Bonus-information: Der er tonsvis af inspiration at hente ude i verden, når det kommer til tips og tricks til bedre overblik og større produktivitet. Her på bloggen har jeg selv fabrikeret de her blog-indlæg. Ude i verden er mine favorit-bøger og -podcasts følgende: Deep Work [bog] – The Productivity Project [bog] – Indistractable [bog] – Focused [podcast] – Deep Questions [podcast].

Ah, godt at få overblik over overblikket!

Jeg håber, guiden her bliver en god hjælp for dig. Den har i hvert fald hjulpet mig med at finde ud af, hvor jeg skal ende og begynde, næste gang en kollega beder mig om et trick eller to til at skabe overblik. Og nu ved du sørme også, hvor du skal ende og begynde. 

 Held og lykke med det!

Læs mere

• Inbox Zero: Hvilken fryd at have tæmmet indbakken
• Do or die-kabalen: Skal dine opgaver leve eller dø?
• Perfektionist på afvænning: En doven løsning kan være den perfekte løsning

Foto: Peter Herrmann – Unsplash

Line Hviid
– Konsulent, coach, facilitator, blogger, podcaster og foredragsholder