Scrum dig selv: Bliv mere effektiv med Personlig Scrum

Drømmer du om at blive mere effektiv? Men ender alligevel gang på gang med tåbelige overspringshandlinger, der stjæler din tid og dit fokus? Så skal du have tricks til personlig produktivitet på banen, skal du. Jeg vil foreslå, at du starter med Personlig Scrum.

Er du allerede bagud?

Det er mandag. Du stirrer på din indbakke, og du kan ikke overskue, hvordan du skal komme i gang med arbejdsugen – på trods af smukke intentioner om at blive mere effektiv. Du har allerede spildt første del af din dag på at dimse formålsløsts rundt i Indbakken. Og på at se den dér pingvin-video på YouTube. Det bliver med andre ord en lang uge.

Hvis ovenstående virker lidt for bekendt, er det på tide at indføre et produktivitets-trick eller to. Må jeg foreslå, at du stjæler med arme og ben fra metoden, Scrum, der er født i software-udviklingen med det formål at “achieve goals and create value,” som det så smukt hedder i den dertil hørende guide?

Scrum er rettet mod teams, så den del af metoden, der består i at definere roller, kan du springe over. Til gengæld skal du kigge nærmere på events og begreber i Scrum:

• Backlog: Et slags bagkatalog over samtlige opgaver, der potentielt kan løses.
• Sprint: Et fastsat tidsrum, hvor man arbejder på udvalgte opgaver.
• Sprint planning: Planlægningsmøde, hvor man giver håndslag på, hvilke opgaver man vil løse i det kommende sprint.
• Daily Scrum: Ultra-kort møde, hvor teamet tjekker ind for at sikre, at de fortsat er på rette vej.
• Sprint Review: Præsentation af teamets arbejde for relevante interessenter.
• Sprint Retrospective: Kritisk blik på sprintet for at beslutte, hvordan man fremadrettet kan gøre det bedre.

Hvordan kan de ord hjælpe dig med at blive mere effektiv?
Jo, nu skal du bare høre …

Opsaml: Skab din egen backlog – første skridt til at blive mere effektiv

Du starter med at skabe din egen backlog. Ergo skal du samle ALLE dine opgaver – store som små – ét sted. Intet er med andre ord for småt til at komme med, heller ikke de små huskepinde, ‘Svar på Camillas mail’ og ‘Saml op på dagens team-møde’.

Om du samler op analogt eller digitalt, bestemmer du selv. Her er forslag til opsamlings-værktøjer:

• Analog opsamling: Postits på en væg/whiteboard, en god gammeldags blok eller måske en Bullet Journal
• Digital opsamling: Trello, Asana, To Do (tidligere Wunderlist), Todoist eller Things

Bearbejd: Gør dine opgaver klar til eksekvering

Det er ikke nok at samle dine opgaver ét sted for at blive mere effektiv. Du skal også sikre dig, at hver opgave er klar til at blive eksekveret. Opgaverne skal derfor være formuleret som handlinger, og store opgaver skal brydes ned i små, spiselige bidder.

Kodeordet her er ‘motivation’. Hvis dine opgavebeskrivelser er for store og/eller diffuse, risikerer du at blive paralyseret, hver gang du kaster et blik på listen. Skal din backlog motivere dig til handling, skal du have den til at råbe: “Ahmen, det her er lige til højrebenet – sæt i gang!”

Dårlig opgavetitel:
Mail

God opgavetitel:
Svar på Camillas mail

For stor opgave:
Lav workshop

Stor opgave opdelt i spiselige bidder:
Planlæg workshop
Forbered: Indkald, skaf remedier og book lokale
Afhold workshop
Saml op på workshop
Evaluer workshop

Bearbejdningen af dine opgaver skal foregå løbende, og her skal du også prioritere listen af opgaver, så du hele tiden ved, hvad der er vigtigst at arbejde på i nærmeste fremtid. Du kan evt.  gøre det til en fast, daglig rutine at processere nye opgaver.

Planlæg: Udvælg opgaver til den kommende uge

I traditionel Scrum er den mest brugte længde på et sprint 14 dage, men jeg vil foreslå en arbejdsuge som sprint, når vi taler Personlig Scrum. Om du planlægger dit kommende sprint mandag morgen eller fredag eftermiddag, er op til dig selv. Personligt foretrækker jeg fredag, fordi jeg så kan gå på weekend med en forrygende fornemmelse af at have helt styr på den kommende uge.

Har du lavet din opsamling og bearbejdning godt, er planlægningen nem at udføre. Du kigger blot på din backlogs vigtigste opgaver og beslutter dig for, hvor mange af dem du vil forpligte dig på at løse i den nye uge.

Er du rigtigt vild, begynder du at tracke, hvor meget du normalt når i løbet af en arbejdsuge, og hvor meget af det der var uforudset. På den måde kan du bruge din erfaring til at hive den helt rigtige mængde planlagte opgaver ind i en ny uge (full disclosure: Dét leger jeg selv med pt. #geekalert).

Daily Scrum: Hold møde med dig selv

Når Scrum-teams tjekker ind til Daily Scrum fortæller de ofte, hvad de har lavet siden sidst, hvad de skal lave i dag, og hvad der evt. forhindrer dem i at komme videre. De tre ting kan du med fordel spørge dig selv om enten i starten eller slutningen af din arbejdsdag.

Personligt foretrækker jeg, at det er afslutnings-ritualet på dagen. Det føles rart at konstatere, at jeg rent faktisk har nået noget, samtidig med at jeg ved, hvad jeg skal kaste mig over i morgen.

Evaluer: Hvordan kan du blive mere effektiv?

I Scrum slutter man sprintet af med at præsentere arbejde for interessenter og evaluere sprintet, så man fremadrettet kan gøre det bedre. Det med interessenterne kan du nok roligt springe over – jeg tvivler på, at din chef eller kollega gider høre dig præsentere ugens arbejde hver fredag – men evalueringen skal du have med. Du kan med fordel stille dig selv spørgsmål som:

• Var der opgaver, der gav dig særlige udfordringer?
• Hvordan kunne du have løst de opgaver bedre?
• Har du brug for at blive klogere?
• Hvordan kan du i så fald blive det?
• Hvordan kan du evt. arbejde (endnu) smartere?

Er du ultra-tjekket, opretter du mindst én ny opgave til den kommende uge, som sikrer, at du netop gør dét, der kan forbedre dit arbejde.

Herefter starter du dit næste uge-sprint ved at foretage en ny planlægning. Og så fremdeles.

Er det her ikke en tand for nørdet?

Det er det måske, men det er nørderi, der giver værdi, og dét har andre også opdaget. Den agile guru, Mike Cohn, bruger også Personlig Scrum, og der er mennesker derude, der bruger Scrum til at køre familielivet efter eller til at planlægge deres bryllup.

Måske får de ikke set helt så mange pingvin-videoer, men jeg lover dig, at de får noget værdifuldt fra hånden. Hver dag. Også om mandagen.

Flere tips til at blive mere effektiv

• Do or die-kabalen: Skal dine opgaver leve eller dø?
• Har du travlt? Shit, du må være dårlig til at prioritere …
• Hvilken fryd at have tæmmet indbakken

Foto: Green Chameleon – Unsplash

Line Hviid
– Konsulent, coach, facilitator, blogger, podcaster og foredragsholder