Menu Luk

Inbox Zero: Hvilken fryd at have tæmmet indbakken

Inbox Zero: Oh, at have tæmmet indbakken!

Hvis et moderne menneske ønsker et mindre granatchok, så er det sikkert gjort ved at åbne mailens indbakke. Men det er faktisk muligt at tæmme bæstet. Ved hjælp af Inbox Zero-metoden har jeg fundet ud af hvordan!

Når filtre ikke er nok

Værende strukturfascist har jeg længe praktiseret automatisk filtrering på både min arbejdsmail og på den private indbakke. Sager som fx nyhedsbreve er fra tidernes morgen blevet sorteret resolut ned i en dertil indrettet mappe. For så kan jeg kigge på dem, når jeg har tid. Men filtre er langt fra nok til opnå den tilstand, der ligger bag navnet ‘Inbox Zero’, nemlig at stå tilbage med en rungende tom indbakke.

Ud over at filtre ikke kan fixe hele din indbakke for dig, så forhindrer de dig faktisk også i at have ro i maven og et zen-agtigt sind, når du kigger i din indbakke. Det er nu engang stærkt distraherende, når fx mappen ‘Nyhedsbreve’ pludselig har omdøbt sig selv til ‘Nyhedsbreve (4)’.

Men så faldt jeg heldigvis over denne artikel fra Smashing Magazine om at tæmme e-mail-bæstet. Jeg blev især inspireret af to af artiklens gode råd (der til sammen svarer til dét, man også omtaler ‘Inbox Zero’):

  1. Ryd indbakken konsekvent
  2. Brug indbakken til mail – og kun mail

Især det sidste lyder vanvittigt indlysende, har jeg ret? Selvom vi vist også kan blive enige om, at det overhovedet ikke er indlysende i praksis, ja? Lad os starte med nr. 2.

Brug indbakken til mail – og kun mail

Smashing Magazine (og mange andre, i øvrigt) anbefaler, at man lader være med at bruge sin indbakke til ting, den ikke er designet til, fx opgave-håndtering og fil-opbevaring. Og hvilken øjenåbner!

Jeg har selv været tredobbelt verdensmester i netop den disciplin – og det på trods af, at jeg helt officielt er fjollet med projekt- og opgavehåndterings-værktøjet Asana og desuden synes, det er sjovt at lave filhåndtering i sindrige mappesystemer.

Men Asana- og mappestrukturs-begestring til trods har jeg altså flittigt brugt indbakken som både filopbevaring og opslagstavle/huskeseddel for ting, jeg skulle minde mig selv om. Hvilket forklarer, hvorfor jeg får et mindre stress-kick, hver gang jeg åbner indbakken og fluks bliver mindet om alle de ting, jeg ikke har gjort endnu,

Inbox Zero: Ryd indbakken konsekvent

Dét bringer os frem til råd nr. 1, nemlig at rydde rydde indbakken hver gang, man åbner mailen. Hos mig er dét råd dog blevet til en rutine, jeg ‘bare’ udfører én gang i døgnet.

Jeg rydder min indbakke efter dette system – hvilket er en let modifikation af anbefalingerne fra Smashing-artiklen:

  • Reager med det samme: Svar eller send videre til rette vedkommende.
  • Gør til opgave, fordi det kræver mere arbejde: Fortæl afsender hvad jeg gør nu, og hvornår de hører fra mig igen. Tag derefter alle relevante oplysninger og filer med ud af mailen og gem dem relevante steder, fx i opgave-håndteringssystemet.
  • Arkiver: Hvis mailen indeholder informationer, jeg kunne få brug for at søge frem igen en dag.
  • Slet: Hvis mailen rager mig en høstblomst.
  • Mails, der skal genbesøges: Parkeres et sikkert sted, hvor de ikke forstyrrer, fx i en mappe. Det kan fx være mails, hvor jeg venter på at andre svarer tilbage, eller hvor jeg selv skal udføre et stykke arbejde, før jeg kan svare).

Én gang i døgnet gennemgår jeg alle mails og mapper – også den dér forræderiske ‘Nyhedsbreve’-mappe.

Det virker!

Min indbakke stresser mig ikke på samme måde længere – heller ikke selvom der rent faktisk ‘hænger’ noget i den i løbet af dagen. For jeg ved jo, at når jeg tager den daglige mail-tørn med Inbox Zero, så skal jeg nok få ryddet ud i det alt sammen.

Nu mangler jeg bare at finde ud af, hvordan jeg undgår de nogle-og-tusinde daglige OCD-agtige tjek af ‘om der mon er kommet en mail’. Dét bliver nok nemt.

Flere hacks til mere ro i hverdagen

Nyhedsbrev: Tips, tricks og inspiration til mere ro, større trivsel og tid til det der er vigtigst
Smugkig på de seneste nyhedsbreve i arkivet her

Posted in Effektivitet, Fred og ro, Ordnung muss sein, Planlægning, Produktivitet, Stress, Time Management, Todo-lister