Timeblocking: Et kærkomment sanity check af din todo-liste

Du kæmper sikkert en brav kamp for at finde tiden til at gøre dét, du selv mener er vigtigt. Hvis din mission skal lykkes, må du i gang med at indgå en hel masse aftaler med dig selv. Og du skal sætte aftalerne i kalenderen! Den slags kalder man timeblocking, og jeg var selv mere end skeptisk over for konceptet til at begynde med. Lige indtil jeg fandt ud af, hvad det gør for mig.

Pendantisk bureakrati – eller hvad?

Timeblocking lød skrigende pedantisk i mine ører, da jeg første gang hørte om konceptet. Når man timeblocker, sætter man nemlig ikke kun møder og aftaler i kalenderen. Man plotter også de opgaver ind, som man planlægger at løse den pågældende dag.

Det lød besværligt, og det lød bureaukratisk. Besværligt er det også, men bureaukratisk er det ikke. Det er snarere genialt! Det er ikke kun besværet værd, det bør være en del af alles rutiner for personlig produktivitet også dig!

Timeblocking gør nemlig to ting for dig:

• Det konkretiserer dine intentioner: Når du timeblocker din dag, står du med et konkret, visuelt bud på, hvordan du gerne vil bruge din tid. Modsat ‘bare’ at have en todo-liste, hvor du starter fra toppen af og håber på at nå så meget som muligt. Inden nogen kommer og afbryder dig, forstås.
• Du får et ubarmhjertigt realitetstjek af din tid: Når dine opgaver er timeblocks i kalenderen, giver du dem en størrelse, der svarer til den tid, du regner med at bruge. Når du samtidig ikke må sætte to blokke ved siden af hinanden, så opdager du, hvor lidt tid, du reelt har til rådighed. Det gør ondt, men det er sundt!

Timeblocking er ikke blod og granit

Dér hvor timeblocking for alvor kommer til at gøre en forskel er dog, når du forstår, hvad timeblocking ikke er. Dine timeblocks er ikke hugget i granit og underskrevet i blod. De er som nævnt en illustration af dine intentioner, og vi ved godt, at vi ikke altid kan få lov til at følge vores intentioner.

Planer har det med andre ord med at skride, og hvad gør man så? Man lægger en ny plan, gør man. Dvs. at du stopper op og justerer dine timeblocks for resten af dagen. Det var her, jeg selv gik fra at være skeptiker til at være stor-fan af timeblocking.

Når jeg tvinger mig selv til at stoppe op og lægge en ny plan, sker der nemlig to ting i mit hoved:

• Min evne til at estimere opgaver bliver uhyggeligt meget bedre, fordi jeg gang på gang bliver konfronteret med, hvor lang tid opgaverne reelt tager.
• Jeg genvinder roen, fordi jeg har et nyt og realistisk bud på, hvad jeg kan nå resten af dagen, inden jeg med god samvittighed kan holde fri. Jeg vrister mig dermed fri af fornemmelsen af at løbe hektisk efter 700 bolde, som jeg lige har tabt.

Tips til timeblocking

Min erfaring fortæller mig, at man godt kan komme skævt ind på timeblocking og opgive det, før man finder ud af, hvad det rent faktisk gør for én. Jeg har jo selv forsøgt og opgivet flere gange.

Derfor får du her mine tre tommelfingerregler, som enhver bør følge, hvis man skal få noget ud af timeblocking:

• Vær pessimistisk i starten: Læg 50 % til dine estimater og hold dig fra blokke på mindre end en time. I hvert fald indtil du har lært at estimere realistisk (ingen er nogensinde blevet kede af pludselig at have tid til overs, så det skal du ikke bekymre dig om).
• Justér, justér, justér: Når planen skrider, skal du – så snart du kan finde 5 minutters pusterum til det – lægge en ny plan for resten af dagen.
• Lav evt. en fast, daglig blok til uforudsete opgaver: Fordi shit happens. Min faste blok er på 1 time – når jeg altså ikke bare efterlader huller i kalenderen.

Bonus-tip, hvis du har en delt kalender og er bange for at skræmme livet af dine kolleger, fordi du pludselig booker dig selv op med aftaler

I alle de kalender-programmer jeg kender til, kan man oprette ekstra kalendre, så du kan oprette sådan én til dine timeblocks. Du kan også gå analogt og lave dine timeblocks på papir – det fungerer lige så godt.

Bonus-tip, hvis dit primære job er at være support-funktion, hvor du skal være til rådighed det meste af tiden

Her kan du næppe timeblocke det meste af din dag, men du kan lave omvendt-blocking. Dvs. at i stedet for at blokke hele dagen ud og lave hul til uforudsete opgaver, så anser du det meste af din dag for at være uforudset. Derfor nøjes du med at finde 1-2 tidspunkter, som du timeblocker. I disse timeblocks gør du dig utilgængelig for andre, så du kan fokusere.

Du vil blive overrasket over, hvor meget mere du får fra hånden ved at have sådan 1-2 omgange fokustid.

Aha-oplevelser og tids-budgetter

Det tog som sagt mig nogle omgange – og et par aha-oplevelser – før jeg forstod, hvorfor så mange mennesker sværger til det her koncept. Med mine tommelfingerregler kan du springe mine fejl over og give det den chance, det fortjener.

Som en af entusiasterne Nir Eyal, der er forfatter til bogen ‘Indistractable’, siger: “If we don’t plan our day, someone else will.” David Sparks, fra podcasten Focused, supplerer når han igen og igen siger, at timeblocking gør det samme for din tid, som et budget gør for din økonomi. Du finder ud af, hvor meget du reelt har til rådighed.

Prøv det i et par uger, ik’.

Andre skriblerier om at få styr på opgaverne og ro i hovedet

• Scrum dig selv: Bliv mere effektiv med personlig scrum
• Kærlighed til notesbøger: Hvordan jeg bruger min Bullet Journal
• Inbox Zero: Hvilken fryd at have tæmmet indbakken

Foto: Agence Olloweb – Unsplash

Line Hviid
– Konsulent, coach, facilitator, blogger, podcaster og foredragsholder