Multitasking gør dig langsom, du laver flere fejl, og du bliver mere stresset. Men med en række kolonner og et par jedi mindtricks, kan du hurtig optimere dit flow og forbedre dit fokus. Det handler om Personlig Kanban – til lige netop dig!
Så stop dog det dér multitasking!
Du ved det godt. Du skal lade være med at multitaske. Alligevel gør vi det alle sammen, vel vidende at vi arbejder langsommere, laver flere fejl og bliver mere stressede af det. Vi kan skyde en del af skylden for multitasking på mails, chats og notifikationer, der konstant distraherer os. Den anden del af skylden kan vi kyle efter den overfyldte to-do-liste, hvor vi har gang i mange ting samtidigt i vores desperate forsøg på at nå det hele. Men sådan en adfærd er ineffektiv og stressende, så dét skal vi holde op med.
Her er Personlig Kanban din nye bedste ven.
“Kanban? Æh, er det ikke et board, eller sådan noget?”
Måske har du aldrig hørt om Kanban før? Eller måske kender du de såkaldte Kanban-boards? Kanban-boards er fysiske eller digitale tavler med kolonner, der illustrerer de specifikke skridt en opgave skal i gennem, før opgaverne er afsluttet. Opgaverne selv er kort, der bevæger sig fra venstre mod højre i takt med, at den specifikke opgave skrider fremad. Nogenlunde sådan her:
Kanban er dog mere end ‘bare’ tavler. Det er en fuldt udbygget agil metode, som hele organisationer kan bruge til at optimere flow og minimere flaskehalse, men alt dét skal jeg spare dig for. I Personlig Kanban stjæler vi nemlig blot nogle enkelte elementer, som kan gøre din hverdag mere effektiv og fokuseret. Det er dét, man kalder personlig produktivitet.
Vi skal stjæle 3 ting for at komme multitasking til livs:
- Kanban-board: Kortlæg dine opgaver og lav dit eget board.
- Events: Indfør faste rutiner, ‘events’, hvor du aktivt bruger boardet.
- WIP Limits: Stop multitasking – begræns arbejde i gang (WIP står for Work In Progress)
Kanban-board: Kortlæg dine opgaver
Pointen med at have et board til dine opgaver er, at det skaber synlighed over, hvad du har gang i, og hvor langt de enkelte opgaver er. Den slags kan du ikke se på en almindelig to-do-liste.
Det mest simple Kanban-board har tre kolonner: Venter → I gang → Færdig. Måske er dét nok til dig. Og måske er det ikke. Du finder ud af, hvilke kolonner dit board skal have ved at lave denne lille øvelse:
- Find 2-3 eksempler på nogle af de mere indviklede opgaver, du har løst i den nærmeste fortid – gerne nogen der er forskellige i natur.
- Skitser de skridt, som opgaverne er gået igennem – fra behovet for den konkrete opgave opstod, til opgaven var færdig (eller i hvert fald til du var færdig med din del af den).
- Find lighedspunkterne mellem dine eksempel-opgaver og konstruer en stiliseret proces, der passer på alle eksemplerne.
Et eksempel på sådan en stiliseret proces kan du få fra min egen hverdag:
Mit arbejde består primært af at implementere, optimere og facilitere arbejdsprocesser, så rigtig mange af mine opgaver har dette flow:
Behov opstår → Opgave venter i kø hos mig → Jeg forbereder noget → Jeg (eller andre) gør noget → Jeg følger op → Færdig.
Det simple board (Venter → I gang → Færdig) er altså ikke nok til mig, hvis jeg skal have fuldt overblik over, hvor langt mine opgaver er.
Når du har din proces klar, skal du sætte selve boardet op. Du kan enten gøre det fysisk med fx en whiteboardtavle og postit, eller du kan bruge digitale værktøjer som fx Trello, Asana og Microsoft Planner. Fyld boardet op med dine aktuelle opgaver, dvs. opgaver i gang og opgaver, der snart skal i gang. Andre opgaver skal du holde ude af boardet, fx i en separat liste. Det er dét, man i den agile verden kalder ‘backloggen’. Nye opgaver, der dukker op, skal som udgangspunkt også i backloggen og ikke direkte på boardet.
Her er et screendump af kolonne-titlerne på mit aktuelle Kanban-board (jeg bruger Asana, og som du kan se, har jeg døbt min Venter-kolonne ‘Ugens’):
Events: Indfør faste rutiner
Du har nu lavet et board, og du har fyldt dine aktuelle opgaver derind. Nu skal du i gang med at bruge boardet til daglig, for ellers kan det jo være lige meget det hele.
Du skal indføre tre faste rutiner. Sæt dem i din kalender eller opret dem som opgaver, du gentager ved at duplikere dem, så snart du har afsluttet dem.
De tre rutiner, du skal indføre:
- Dagens kig på boardet / 10 min. hver dag: Tag stilling til, hvad de tre vigtigste opgaver er for de kommende 24 timer (kig både på opgaver i gang, og dem der venter). Hvis du ikke opdaterer dit board i løbet af dagen, er det nu, du får dét gjort.
- Fyld nye opgaver på / 15 min. hver uge – eller når din Venter-kolonne kun har 1 opgave tilbage: Fyld Venter-kolonnen op med opgaver på fra din backlog. Og ja, den her rutine betyder, at du kun ‘må’ fylde nye opgaver på boardet, når du udfører Fylde-på-rutinen (haste-sager er undtagelsen, men dem vender jeg tilbage til). Når du på denne måde koncentrerer dig om én pulje af opgaver ad gangen, øger du dit flow og dit fokus.
- Optimer dit flow / 15 min. hver 2., 3. eller 4. uge: Reflektér over, hvad der fungerer godt ved din Kanban-proces, og hvad der kunne være bedre. Hold fast i det gode. Find på én simpel ting, du kan prøve af i den kommende periode i håb om at forbedre processen.
TIP: Du kan evt. føre en log over, hvor mange opgaver du lukker per dag. Derefter kan du bruge tallet til at planlægge efter: Når du fylder op, bør du bør aldrig have mere i Venter-kolonnen, end du max har lukket på én uge. Omvendt bør du aldrig have mindre i kolonnen end det antal opgaver, du sin minimum har lukket på en uge.
WIP Limits: Stop multitasking – begræns arbejde i gang
Når du har vænnet dig til at bruge boardet og backloggen er det tid til at snævre dit fokus yderligere ind. Fra én pulje af opgaver ad gangen, til én eller få opgaver i gang ad gangen. Dette gør du ved at indføre de såkaldte WIP Limits på din(e) kolonne(r), hvor opgaverne er i gang (ikke på Venter og Færdig).
Ved at sætte et max på, hvor mange opgaver du må have i én kolonne, tvinger du dig selv til at afslutte én opgave og rykke den videre, før du trækker en ny opgave ind og går i gang med den. Du nudger simpelthen dig selv til at fokusere og undlade multitasking.
Gode råd til at sætte og bruge WIP:
- Start med en relativ høj WIP og sæt gradvist ned, i takt med at du bliver bedre til at fokusere på én ting ad gangen.
- Hav ikke WIP på kolonner, hvor du ikke er herre over, hvad der sker med opgaven (du skal helst ikke have, sådan nogle kolonner, men det kan jo være nødvendigt).
- Lav en særlig hastesags-WIP: Undlad at tælle hastesager med i den enkelte kolonnes WIP. Indfør til gengæld en WIP på hele boardet ift. hvor mange hastesager der må være derinde (1 er en god board-WIP for hastesager).
Jeg har selv WIP på mine tre kolonner, hvor opgaver er i gang:
De to kolonner, hvor jeg selv har 100 % kontrol har en WIP på 2. Det er de kolonner, hvor jeg enten forbereder noget eller følger op på noget.
Kolonnen imellem de to har en WIP på 5. Det er kolonnen, hvor jeg eller andre skal gøre noget – fx skal et møde eller en workshop afholdes. Jeg kan ikke helt selv styre, hvornår opgaverne rykker videre herfra, derfor har jeg sat WIP lidt højere.
Ja, overblik og rutiner giver dig ro og fokus
En række kolonner? En små-fjollet aftale med dig selv om ikke at putte for meget i kolonnerne? Skulle dét kunne hjælpe på noget som helst, når hverdagen flyver rundt om ørerne på dig, spørger du måske? Ja, det er min påstand!
Jeg er ikke kun skråsikker, fordi jeg har oplevet det i mit eget arbejde. Jeg er også skråsikker, fordi jeg har set Kanban-boards og -processer give netop ro, flow og fokus til hele teams. Du vil blive overrasket over, hvor meget et visuelt overblik og jedi mindtricks i form af WIP kan gøre for dit flow og din evne til at fokusere.
Så afsted med dig – skynd dig at lave dit eget Kanban-board!
Du kan få flere tips til bedre flow og fokus her:
- Start her: Overblik for begyndere: Din kvik-guide til at få styr på arbejdsdagen
- Prøv også: Scrum dig selv: Bliv mere effektiv med personlig scrum
- Og prøv helt sikkert det her: Timeblocking: Et kærkomment sanity check af din todo-liste
Foto: Luis Villasmil – Unsplash